Fünf Fragen an… Ole Stahmer: "Transparenz ist bei den Finanzen das A und O"

LTO: Herr Stahmer, bitte schildern Sie uns kurz die bisherigen Stationen Ihrer Karriere und was Sie schließlich in die Business Services einer großen Wirtschaftskanzlei geführt hat?

Stahmer: Als gelernter Betriebswirt habe ich am Anfang meines Berufslebens und vor meiner Tätigkeit für Rechtsanwälte schon in einigen anderen Branchen gearbeitet. So zum Beispiel im Groß- und Versandhandel, wo die Entwicklungen in den Bereichen Logistik, IT und Finance der Anwaltsbranche um Jahre voraus waren; gezwungenermaßen, weil die wirtschaftliche Notwendigkeit dies einfach erforderte. Mein Tätigkeitsschwerpunkt lag seinerzeit vor allem in den Bereichen IT, Organisation und Logistik. So habe ich unter anderem Warenwirtschafts- und Buchhaltungssoftware evaluiert und anschließend implementiert.

Mein erster Berührungspunkt mit der  Kanzleienlandschaft war meine Tätigkeit für Taylor Wessing von 1996 bis 2002. Zur damaligen Zeit hatte das Kanzleimanagement in deutschen Wirtschaftskanzleien noch nicht annähernd den heutigen Reifegrad. Statt Mitarbeiter für die Business Services einzustellen, war es bei Kanzleien, die sich von kleinen Zusammenschlüssen zu großen Firmen entwickelten, ja zunächst üblich, Managementaufgaben durch Partner und Sekretariate mit erledigen zu lassen. Seinerzeit war ich zunächst als Office Manager tätig, kümmerte mich aber auch zunehmend um überörtliche IT- und Organisationsprojekte sowie einige Finanzaufgaben. In dieser Zeit baute ich an einem Tag mit einem Partner Büroregale auf und am nächsten Tag führte ich eine überörtliche Know-how-Datenbank ein. Für heutige Verhältnisse ist dies kaum noch vorstellbar, aber die Erfahrung möchte ich dennoch nicht missen.

Externe Dienstleister nur für Steuererklärungen und Lohnabrechnungen

LTO: Wie ist Ihre aktuelle Position bei Graf von Westphalen ausgestaltet und wie sind Sie mit den weiteren Business Services der Kanzlei verbunden?

Stahmer: Auf meiner Visitenkarte steht als Berufsbezeichnung Kaufmännischer Leiter. Als solcher unterstehe ich unmittelbar den beiden Managing Partnern Christof Kleinmann und Dr. Robert Theissen. Meine Tätigkeitsschwerpunkte liegen insbesondere im Bereich Finance sowie in der Zusammenführung der verschiedenen Business Services im Rahmen der Gesamtorganisation. Zum Bereich Finance gehören dabei fünf Mitarbeiter für das Rechnungswesen sowie ein Mitarbeiter für das Controlling.

Wir haben in den letzten Jahren im Finanzbereich eine große Umstrukturierung durchgeführt und haben deshalb heute sehr effiziente und moderne Abläufe. So ist unsere Buchhaltung immer aktuell und handlungsfähig und wir greifen lediglich für Steuererklärungen und Lohnabrechnungen noch auf externe Dienstleister zurück. Bis auf eine Person im Rechnungswesen ist der Bereich Finance für alle fünf deutschen Standorte zentral im Hamburger Büro angesiedelt. Da der Sitz unserer Kanzlei ebenfalls Hamburg ist und mithin auch hier die Zuständigkeit des Finanzamtes liegt, haben wir also in jeder Hinsicht kurze Wege geschaffen.

Die Vernetzung mit den weiteren Business Services der Kanzlei ist in zweierlei Hinsicht ideal, strukturell und menschlich. Strukturell ist eine enge Verknüpfung gewährleistet, da nahezu alle Business Services in Hamburg ansässig sind. Der in München beheimatete Marketingleiter und ich wiederum stimmen unsere Projekte permanent eng miteinander und mit den Managing Partnern ab. Menschlich funktioniert die Vernetzung deshalb so wunderbar, weil sich alle Mitarbeiter der Business Service-Bereiche untereinander hervorragend verstehen und der Denkweise unserer Kanzlei verschrieben haben. Dass liegt unter anderem daran, dass wir schon bei der Einstellung genau darauf achten, dass neue Mitarbeiter auch menschlich ins Team passen. Bei uns haben diese Prognosen bisher zum Glück recht gut gepasst, wodurch die Zusammenarbeit im Service-Bereich aus meiner Sicht heute extrem effektiv und vertrauensvoll ist.

LTO: Geben Sie uns einen kleinen Überblick über die unterschiedlichen Aufgaben die in den Jahren Ihrer Tätigkeit bei Graf von Westphalen angefallen sind?

Stahmer: Die Bandbreite einer Tätigkeit im Kanzleimanagement ist naturgemäß sehr groß. Gerade in einem sich so dynamisch verändernden Umfeld wie unserem hat man täglich mit ganz neuen Anforderungen zu tun. Dafür sind sehr gute Kenntnisse in den unterschiedlichsten Bereichen erforderlich. Früher hat es mich gestört, dass ich in einigen Feldern meiner Tätigkeit kein Spezialist war oder sogar nur Laienwissen hatte. Heute sehe ich meine inzwischen sehr umfassenden generalistischen Kenntnisse als mein Kapital an, denn Spezialkenntnisse kann man bei Bedarf hinzukaufen.

Am Beginn meiner Tätigkeit für Graf von Westphalen ging es vor allem um den Aufbau überörtlicher Strukturen und die Einführung einheitlicher Standards. Insbesondere die Weiterentwicklung des Controllings und der Kostenrechnung hatten hohe Priorität. Anfänglich gingen solche Entwicklungen oftmals noch recht langsam voran, weil historisch bedingt eine hohe Standortautonomie bestand. Im Laufe der Jahre nahm die Modernisierung dann aber rasant an Fahrt auf. Ich hatte dabei die Möglichkeit, die Management-Abläufe in vielen Bereichen prägend mit zu gestalten, was für mich als Betriebswirt einem Sechser im Lotto gleichkommt: Rechnungswesen, Controlling, Kanzleisoftware, IT, Personalwesen. Da ich in vielen Bereichen auf „der grünen Wiese“ bauen konnte, haben wir heute diese Services so modern organisiert, dass wir uns auch hinter deutlich größeren Kanzleien nicht verstecken müssen.

Alle relevanten Informationen sollen tagesaktuell zur Verfügung stehen

LTO: Worin sehen Sie künftig die größten Herausforderungen im Finanzmanagement deutscher Wirtschaftskanzleien?

Stahmer: Schauen wir zunächst einmal zurück. Früher hatten Anwälte nur mit großer zeitlicher Verzögerung sehr rudimentäre Daten über ihr Geschäft, meistens durch Jahresabschlüsse und unterjährig ein paar BWA’s. Es gab kaum belastbare Kenntnisse über unfertige Leistungen, offene Posten oder die Auslastung der Mitarbeiter, ganz zu schweigen von Profitabilitätsrechnungen zu Mandanten und Mandaten. Heute hat in den Wirtschaftskanzleien zumindest schon einmal jeder Partner ständigen Zugriff auf die Kerninformationen über sein Geschäft.

Die größten Herausforderungen für die Zukunft sind nun einerseits die Schaffung verbesserter Transparenz und die Optimierung von Entscheidungsgrundlagen. Ob für Investitionsentscheidungen, Risikobewertungen oder vor allem als Basis für die Steuerung und Entwicklung des anwaltlichen Geschäftes: Man muss künftig noch viel früher und genauer als heute wissen, wo einem Umsätze entgehen, sich Märkte verändern oder Mandate aus dem Ruder laufen. Wie man mit diesen Informationen dann umgeht, ist natürlich eine andere Sache und abhängig von der internen Verfassung der jeweiligen Kanzlei zu entscheiden.

Bei Graf von Westphalen arbeiten wir gemeinsam mit unserem Kanzleisoftwareanbieter STP gerade an einem Partner- und Management-Dashboard. Dieses soll den Partnern und Funktionsinhabern wie Geschäftsführern oder Praxisgruppenleitern wirklich alle relevanten Informationen tagesaktuell auf einer übersichtlichen Plattform zur Verfügung stellen. Erwähnt werden muss dabei natürlich, dass ein verantwortungsbewusster Umgang mit der Datentransparenz zwingende Voraussetzung für das Vertrauen der Partner in das System ist.

LTO: Im Bereich Finance ist in deutschen Wirtschaftskanzleien oftmals auch die Zuständigkeit für Aufgaben angesiedelt, die zwar nicht originär das Finanzmanagement betreffen, aber dennoch unmittelbare Relevanz für Kanzleierfolg haben. Können Sie Beispiele aus Ihrer Tätigkeit geben?

Stahmer: In der Tat gibt es zahlreiche Annexzuständigkeiten im Bereich Finance, die nicht originär dem Finanzmanagement zuzurechnen sind. Unmittelbare Relevanz für den Erfolg haben natürlich insbesondere Projekte zur Geschäftsentwicklung, wobei wir die Partner und das Marketing zum Beispiel mit Analysen unterstützen. So analysieren wir unter anderem in den verschiedenen Rechtsgebieten und Fokusbereichen das Potential für Cross-Selling.

Da nicht nur ich als Generalist sehr gern in unterschiedlichen Bereichen unterwegs bin, sondern auch der eine oder andere unserer Mitarbeiter unterschiedliche Zusatzqualifikationen hat, liegen bei mehreren Mitgliedern des Finance-Bereichs auch Aufgaben, die eher der IT oder der Kanzleiorganisation zuzuordnen sind. Dies betrifft zum Beispiel den Support einschließlich Schulungen für unsere Kanzleisoftware, aber auch die Betreuung und Weiterentwicklung von Dokumentvorlagen für unseren Schriftverkehr. Zwar braucht eine so große Kanzlei wie unsere klare Zuständigkeiten und Strukturen. Gottseidank sind wir aber nicht so bürokratisch organisiert, dass nicht manchmal auch die Grenzen verschwimmen dürfen und besondere Fähigkeiten von Mitarbeitern auch nutzvoll in anderen Bereichen eingesetzt werden können. Das freut Firma und Mitarbeiter.

LTO: Herr Stahmer, wir danken Ihnen für das Gespräch

Das Interview führte Christian Pothe.