Was macht eine gute Mode­ra­tion aus?

Vielen dürfte es bekannt vorkommen: Meetings im Team oder mit Mandant:innen, die eigentlich Klarheit schaffen sollten, enden oft in Diskussionen, Überstunden oder Frustration. Am Ende fehlt trotz hohem Zeiteinsatz ein greifbares Ergebnis.

Das wirksamste Mittel dagegen ist professionelle Moderation. Gerade für Jurist:innen ist sie ein entscheidender Erfolgsfaktor, denn juristische Arbeit ist Teamarbeit – ob bei der Fallbearbeitung, in Gesprächen mit Mandant:innen oder Fachabteilungen oder in strategischen Kanzleirunden. Oft werden dabei sehr komplexe, sachgebietsübergreifende Fragen – etwa zur Vertragsgestaltung – behandelt. Abstimmungsvorlagen müssen fundiert vorbereitet oder Schriftsätze optimal erstellt werden, so dass divergierende Interessen berücksichtigt und Fristen eingehalten wurden.

Ohne Moderation verlaufen Diskussionen schnell aus dem Ruder und enden ergebnislos. Eine professionelle Moderation strukturiert die Debatte, bindet alle Perspektiven ein, sorgt für Transparenz und führt zu tragfähigen Ergebnissen. Worauf kommt es dabei an?

Neutral, strukturiert, souverän: Was gute Moderation ausmacht

Zunächst ist es wichtig, dass Sie sich Ihre Rolle klarmachen: Sie sind Prozessbegleiter:in, nicht Entscheider:in. Ihre Aufgabe ist es, Struktur zu geben, den roten Faden zu halten, auf die Einhaltung von Kommunikationsregeln zu achten und dafür zu sorgen, dass möglichst alle Teilnehmenden eingebunden werden. Dafür brauchen Sie Gelassenheit, um in Konflikten souverän zu bleiben, Durchsetzungsstärke, um Redezeiten zu begrenzen, und Toleranz, um unterschiedliche Meinungen zuzulassen.

Neutralität ist dabei oberstes Gebot. Gerade als Vorgesetzte, welche selbst Teil des Teams sind, ist es wichtig, die Rollen klar zu trennen. Ebenso wichtig: Bewerten Sie die Beiträge nicht, sondern strukturieren und führen diese zusammen, damit alle Perspektiven konstruktiv einfließen können. Sie sollten Ihre Rolle auch nicht zur Eigenprofilierung nutzen, sonst riskieren Sie den Rückhalt bei den Teilnehmenden.

Ohne entsprechende Vorbereitung keine zielführende Moderation

Eine gründliche Vorbereitung ist wesentliche Voraussetzung für den Erfolg einer Besprechung und liefert Ihnen wichtige Informationen zum Hintergrund und zur Planung des Meetings sowie zu den Teilnehmenden. Folglich beginnt eine gute Moderation lange vor dem eigentlichen Termin.

Vor Ihrem "Einsatz" sollten Sie u. a. diese drei Fragen klären: 

Wer nimmt teil und mit welchem Informationsstand kommen die Teilnehmenden? 

Je mehr Sie über diese und deren beruflichen oder fachlichen Hintergrund wissen, umso besser lässt sich Ihre Moderation auf die Gruppe abstimmen. 

Worum geht es und welches Ergebnis soll erreicht werden? 

Wichtig ist vor allem, dass ein Meeting ein klar definiertes Ziel hat. Informieren Sie die Teilnehmenden vorab über den Anlass des Meetings und die Ziele und klären Sie deren Erwartungen. 

Welche Rahmenbedingungen sind für die Besprechung nötig – vom Ort über die Ausstattung bis hin zu den vorab zu versendenden Unterlagen? 

Die beste Vorbereitung kann zunichte gemacht werden, wenn Organisation und Logistik nachlässig gehandhabt werden, indem etwa zu Beginn benötigte Unterlagen erst mühsam beschafft werden müssen.

Durchführung des Meetings

Bei der Durchführung des Meetings kommt es immer auf die konkrete Situation an. Dennoch gibt es einige Grundregeln, die für alle Meetings gelten. Grundsätzlich kann man in allen kann man in allen moderierten Meetings drei Phasen unterscheiden: Einleitung, Arbeitsphase und Abschluss. 

Abschnitt 1: In der Einleitung die richtige Arbeitsatmosphäre schaffen

Begrüßen Sie die Teilnehmenden kurz und sachlich. Übernehmen Sie die Moderation im Auftrag, können auch die Auftraggeber:innen einleitende Worte sprechen. Sind nicht alle vertraut, stellen Sie sich und die Teilnehmenden mit Funktion und Bezug zur Besprechung vor.

Benennen Sie klar Thema und Ziel der Sitzung und legen Sie fest, wer das Protokoll führt und in welchem Umfang es erstellt wird. Machen Sie Ihre Rolle als Moderator:in deutlich.

Vereinbaren Sie einfache Spielregeln wie offene Kommunikation, ausreden lassen und die Vermeidung persönlicher Angriffe. Klären Sie außerdem die Rolle von Führungskräften oder Entscheidungsträger:innen. Außerdem sollte festgelegt werden, ob Beschlüsse direkt im Meeting getroffen oder später abgestimmt werden müssen.

Abschnitt 2: In der Arbeitsphase die Diskussion lenken und Ergebnisse sichern

In der Arbeitsphase wird das eigentliche Thema in Angriff genommen: Sach- oder Rechtsfragen werden erörtert und Lösungen erarbeitet. Dabei müssen Sie als Moderator:in für Struktur und Effizienz sorgen.

Zu Beginn sollten die zu bearbeitenden Themen festgelegt und darauf basierend ein Zeit- und Arbeitsplan erstellt werden. Erst dann startet die inhaltliche Diskussion mit allen Beteiligten. Wichtig ist, dass von Anfang an klar ist, welches Ergebnis in welchem Zeitraum erreicht werden soll.

Gerade bei längeren Meetings ist es Ihre Aufgabe, die Diskussion zu strukturieren, stille Stimmen einzubeziehen und Zwischenergebnisse zusammenzufassen. Das sichert den Überblick und verhindert, dass Teilergebnisse verloren gehen.

Das Resultat der Arbeitsphase sollte stets in einem Handlungsplan mit klaren Verantwortlichkeiten münden: Wer übernimmt welche Aufgabe, mit wem, bis wann und mit welchem Ziel? Nur so wird aus den Diskussionen ein verbindliches Ergebnis – anstelle unverbindlicher Absichtserklärungen.

Abschnitt 3: Die Ergebnisse sichtbar machen

Eine Arbeitssitzung endet mit einem Rückblick, einer Zusammenfassung und gegebenenfalls einem Ausblick. So bleiben Ergebnisse nachvollziehbar und umsetzbar.

Ebenso wichtig ist die Ergebnissicherung: Wer erstellt das Protokoll, wer versendet es bis wann und an wen? Ein Ausblick auf die nächste Sitzung – mit der Bestimmung künftiger Themen und Ziele – rundet das Meeting sinnvoll ab.

Nachbereitung: Ergebnisse sichern und Feedback einholen

Ein Meeting endet nicht mit dem Schlusswort – ohne Nachbereitung verpufft der Effekt. Halten Sie die Ergebnisse deshalb verbindlich fest, sei es durch ein abfotografiertes Flipchart-Protokoll oder ein schriftliches Ergebnisprotokoll, das auch den Handlungsplan mit den verantwortlichen Personen enthält. 

Holen Sie von Teilnehmenden Feedback ein, um Ergebnisse zu sichern und Ihre Moderationskompetenz weiterzuentwickeln.

Moderation ist mehr als Organisation: Sie ist eine Schlüsselqualifikation, die Jurist:innen neben ihrer Fachkompetenz auszeichnet. Wer Besprechungen moderieren kann, steigert die Produktivität, verbessert die Zusammenarbeit und zeigt Führungsstärke und soziale Kompetenz. Gerade dort, wo komplexe Fragen und unterschiedliche Interessen zusammentreffen, sorgt Moderation für Struktur, Zusammenarbeit und nachhaltige Ergebnisse – mit der Folge, dass Besprechungen sich nicht im Kreis drehen, sondern zu tragfähigen Lösungen führen.

Die Anwältin Dr. Anja Schäfer ist Expertin für Networking & Female Leadership in Kanzleien und Host vom "Juristinnen machen Karriere!"- Podcast. Als Karriere-Mentorin unterstützt sie schwerpunktmäßig Anwältinnen und Unternehmensjuristinnen in puncto Personal Branding, Netzwerkaufbau und Sichtbarkeit. Für Juristinnen veranstaltet sie regelmäßig Networking-Events.