Intro

Wir suchen für unser Team am Standort Düsseldorf zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Verstärkung als Assistenz im Office Management (m/w/d) für unser Back Office in Vollzeit (40 Stunden).

• Unterstützung der Office Managerin bei der Organisation und Steuerung der Unternehmensabläufe im Front Office-Bereich an den Standorten in Düsseldorf und München sowie im Talent Hub in Berlin
• Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten im Office Management-Bereich
• Mitwirkung bei der gesamten Büroorganisation, einschließlich Raumplanung und -ausstattung, Bestellwesen, Rechnungskontrolle, Empfangsmanagement, Arbeitssicherheit, Zutrittskarten und Barkassenführung
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Mandantenveranstaltungen und internen Events
• Einsatz- und Urlaubsplanung des Empfangsteams sowie studentischer Aushilfen
• Koordination externer Dienstleister wie Facility Management, Lieferanten, Techniker und Monteure
• Übernahme von Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub sowie gegebenenfalls Unterstützung bei Bedarf am Front Office

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Hotelfach, einer kaufmännischen Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, am Front Office oder als Assistenz
• Ein freundliches, gewinnendes Wesen und Spaß an der Zusammenarbeit im Team
• Stark ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und professioneller Umgang mit allen internen und externen Ansprechpartnern
• Fähigkeit präzise und adressatengerecht zu kommunizieren, sowohl intern als auch extern
• Zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Sicherer im Umgang mit dem MS-Office-Paket 
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Einarbeitungskonzept „on the job“ mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen aus dem Business Services Team sowie der Office Managerin
• Feedback-Kultur u.a. Probezeit- und Jahresgespräch 
• Teilnahme am Weiterbildungsangebot der ARQIS Academy sowie individuelle Förderung nach Absprache
• Modernes Büro im Herzen der Düsseldorfer Innenstadt in direkter Nähe zur Kö
• Wöchentliches Lauf- und Fitnesstraining mit Personal Trainer sowie Social Events (u.a. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug)
• Ein büroeigener Tiefgaragenstellplatz oder Firmen- / Deutschlandticket - kostenfrei und auch zur privaten Nutzung 
• Große Auswahl an Gratisgetränken

Über uns

ARQIS ist eine unabhängige Wirtschaftskanzlei, die international tätig ist. Rund 80 Anwälte und Legal Specialists beraten in- und ausländische Unternehmen auf höchstem Niveau zum deutschen, europäischen und japanischen Wirtschaftsrecht. Mit den Fokusgruppen Transactions, HR.Law, Japan, Data.Law und Risk ist die Kanzlei auf die ganzheitliche Beratung ihrer Mandanten ausgerichtet. Die Sozietät wurde 2006 gegründet und unterhält Standorte in Düsseldorf, München und Tokio sowie einen Talent Hub in Berlin.