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Externe Rechtsabteilung: Auf dem kurzen Dienstweg

von Henning Zander

17.09.2015

Viele Unternehmen haben keine eigene Rechtsabteilung, aber genügend Fälle, die eine intensive Betreuung durch eine Kanzlei erfordern. Eine Chance für Kanzleien, sich als externe Rechtsabteilung zu positionieren. Was ist dabei zu beachten?

Die Zusammenarbeit wurde immer umfangreicher, die Beratung immer intensiver. "Viele Mandanten sind mit einem ersten Fall zu uns gekommen – und haben uns dann gefragt, ob wir auch in einem anderen juristischen Themenfeld beraten", sagt Guido Kluck, Gründungspartner der Kanzlei WK Legal aus Berlin. Seit drei Jahren bietet die Kanzlei Pakete an, mit denen Mandanten sie als externe Rechtsabteilung beauftragen können. Die Fragestellungen sind breit gefächert. Sie reichen vom Prüfen und Erstellen von Verträgen, über die Vorbereitung von Rechnungen und Mahnungen, dem Forderungseinzug bis hin zur umfangreichen AGB-Kontrolle.

Zu den Mandanten, die diesen Service nutzen, zählen mittelgroße Unternehmen, die keine eigene Rechtsabteilung vorhalten. Aber auch größere Unternehmen lagern bestimmte Themenfelder an die Kanzlei aus. Themen, zu denen bestimmtes Spezialwissen gefordert ist, oder ein Sparringspartner für die juristischen Mitarbeiter im Unternehmen gebraucht wird, der ein zweites Auge auf juristische Fragestellungen wirft. Bei WK Legal ist das etwa die Planung von großen Werbekampagnen, die medienrechtlich überprüft werden müssen.

Dieselben Aufgaben, eine andere Struktur

Eine eigene Rechtsabteilung? Nicht jedes Unternehmen kann oder möchte sie sich leisten. Dass dennoch immer wieder Rechtsfragen auftauchen und bearbeitet werden müssen, liegt in der Natur unternehmerischen Handels. Doch immer wieder teure Stundensätze für anwaltliche Beratung zu bezahlen, scheint manch einem den Unternehmen auch nicht attraktiv. Die Lösung liegt dazwischen. Die Kanzlei als externe Rechtsabteilung.

Wie tief die Zusammenarbeit gestaltet ist, unterscheidet sich von Kanzlei zu Kanzlei. Beispielhaft ist der Fall der Kanzlei adjuga. Im Jahr 2005 wurde adjuga von den früheren Syndikus-Anwälten Dr. Markus Ackermann, Andreas Dömkes und Dr. Tilo Jung aus der Rechtsabteilung der Heidelberger Druckmaschinen AG heraus gegründet. Vom ersten Tag an hat die Kanzlei die Rechtsberatung des Konzerns übernommen.

Strukturell musste sich für diese Lösung einiges ändern: 2005 wurden alle arbeitsvertraglichen Bande gekappt. Gesellschafter sind ausschließlich Rechtsanwälte – und nicht die Heidelberger Druckmaschinen AG, was berufsrechtlich auch gar nicht möglich wäre. Dafür gibt es jetzt einen Beratungsvertrag und die Arbeitszeit für den Mandanten wird erfasst. Neben ihrer Arbeit für ihr altes Unternehmen können sich die Anwälte frei im Markt bewegen und andere Mandanten gewinnen.

Auch die Kanzlei Prof. Schweizer aus München kümmert sich als externe Rechtsabteilung um die Rechtsfragen eines großen Unternehmens: Hubert Burda Media. Einen Anspruch allerdings darauf, bei jedem Thema mandatiert zu werden, gibt es nicht. Burda ist aber auch nicht der einzige Mandant der Kanzlei. Wie bei vergleichbaren Kanzleien gibt es eben auch hier Rechtsanwälte, die sich besonders mit einem speziellen Mandanten befassen. Dabei nimmt die Kanzlei klassische anwaltliche Aufgaben wahr, etwa die Vertretung vor Gericht, die von einer Rechtsabteilung im Konzern nicht erbracht werden könnten.

Bei aller Nähe müssen auch Grenzen eingehalten werden

Insbesondere das Sozialversicherungsrecht gebietet es, dass bei aller Nähe dennoch ein paar Grenzen eingehalten werden. Andernfalls drohen Konsequenzen wegen einer vermeintlichen Scheinselbstständigkeit. Damit nicht plötzlich ein Beschäftigungsverhältnis zum Unternehmen besteht, darf es gegenüber den Rechtsanwälten keine Weisungsbefugnis geben. Die Kanzlei sollte auch nicht in die Organisationsstruktur des Unternehmens eingebunden sein, sondern über eine eigene Infrastruktur etwa bei der IT verfügen. Die Arbeit sollte in eigenen Kanzleiräumlichkeiten erfolgen. Abgerechnet wird auch kein Gehalt, sondern einer Honorar. So ist auch die Basis der Zusammenarbeit ein Beratungsvertrag und kein Arbeitsvertrag.

Auch WK Legal achtet auf die Unabhängigkeit von Kanzlei und Rechtsanwälten. Natürlich könne es sein, dass einer der Kollegen von einem Mandanten sehr gefordert werde und mehrere Stunden in der Woche nur mit dessen Rechtsfragen beschäftigt sei, sagt Guido Kluck. Manchmal seien Rechtsanwälte auch mehrere Tage beim Mandanten, weil es die Situation erfordere. Aber das sei immer nur auf bestimmte Phasen begrenzt.

Die Frage der Erreichbarkeit muss gut mit dem Mandanten abgesprochen werden. "Es kann natürlich sein, dass uns auch etwa Mitarbeiter der Personalabteilung anrufen und eine Frage haben. Es muss vorher geklärt sein, wie damit umgegangen wird." Werden Fragen über eine oder zwei Personen kanalisiert, oder soll die Kanzlei auch für andere Mitarbeiter aus dem Unternehmen erreichbar sein?

Planungssicherheit durch Pauschalen

Bei WK Legal gibt es Standardpakete, etwa für 24 Stunden anwaltliche Beratung, die innerhalb eines Jahres genommen werden können. "Die Erfahrung zeigt, dass der Beratungsbedarf am Anfang immer sehr groß ist und sich dann auf ein kontinuierliches Maß einpegelt", sagt Gründungspartner  Kluck. Dabei hält die Kanzlei ihre Mandanten immer auf dem Laufenden darüber, wo das Stundenkontingent gerade steht. Wenn tatsächlich einmal das Kontingent erschöpft ist, werden die darüber hinausgehenden Stunden mit dem regulären Stundensatz abgerechnet.

Aus Unternehmenssicht gewährleisten festgelegte Pauschalen oder gar Monatsraten für die Kanzleiarbeit Planungssicherheit. Oft sind die Angebote sogar etwas günstiger, als es die reine Abrechnung über Stundenhonorare wäre. Aus Sicht der Kanzleien, die als externe Rechtsabteilung arbeiten, zählt der unschlagbare Vorteil der Mandantenbindung. Dadurch, dass ein regelmäßiger Austausch mit dem Mandanten besteht, lernt man ihn und seine Probleme besser kennen. Durch die dadurch gewonnene Spezialisierung können die Rechtsfragen dann deutlich schneller gelöst werden, als es sonst der Fall wäre. Gute Gründe für eine langfristige Zusammenarbeit, von der im besten Falle alle profitieren.

Darauf sollten Sie achten:

  • Bewahren Sie sich ihre anwaltliche Unabhängigkeit.
  • Ziehen Sie Grenzen: Eigene Infrastruktur, eigene IT, eigene Kanzleiräumlichkeiten.
  • Arbeiten beim Mandanten sollten kein Dauerzustand sein.
  • Eine Weisungsbefugnis besteht nicht: Sie entscheiden weiterhin über das Wie, Wann und Wo ihrer Arbeit.
Zitiervorschlag

Henning Zander, Externe Rechtsabteilung: Auf dem kurzen Dienstweg . In: Legal Tribune Online, 17.09.2015 , https://www.lto.de/persistent/a_id/16909/ (abgerufen am: 19.09.2019 )

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Kommentare
  • 22.09.2015 08:07, FrankfurterBub

    So lohnend scheint das dennoch nicht zu sein:
    http://www.finance-magazin.de/risiko-it/compliance/wie-heidelberger-druckmaschinen-die-rechtsabteilung-zurueck-ins-unternehmen-holte-1356039/