Wer zahlt eigent­lich die Dien­st­reise?

Dienstagmorgen, 6:05 Uhr am Düsseldorfer Hauptbahnhof. Der Mitarbeiter Diego ist auf dem Weg nach Stuttgart: Termin mit einem langjährigen Kunden um 10 Uhr, im Anschluss ein Pitch für ein Projekt bei einem potenziellen Neukunden. Beides sind Termine, die auf Wunsch des Arbeitgebers und des Kunden in Präsenz stattfinden, samt einer Übernachtung in Stuttgart und am Mittwoch zwei weiteren Terminen in der Umgebung. 

Diego kauft sich am Bahnhof zum Wachwerden einen Kaffee und ein belegtes Brötchen: 8,90 Euro. Die Bahnfahrt erster Klasse hin und zurück: 414,33 Euro. Das Taxi vom Hauptbahnhof zum Kunden: 22,80 Euro. Ein kleiner Snack zum Mittag zwischen den Terminen: 8,30 Euro. Abends Spätzle, ein kaltes Getränk und ein Espresso: 30 Euro. Die Nacht im Hotel: 179 Euro. Das Hotelfrühstück: 18 Euro. Weitere Fahrten mit dem Taxi: 62,50 Euro. Nach zwei anstrengenden Tagen sitzt Diego am frühen Mittwochabend im Bordbistro der Bahn und gönnt sich die erste Mahlzeit seit dem Frühstück mit einem "Feierabendgetränk": 18,90 Euro. Eine erfolgreiche Reise. Aber wer zahlt das alles?

Die Dienstreise ist im Arbeitsrecht kein feststehender Rechtsbegriff. Von einer Dienstreise spricht man im Arbeitsrecht, wenn der Mitarbeiter zur Erledigung von unmittelbar übertragenen Arbeitsaufgaben an einen Ort außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte reist. Ob es sich um eine Dienstreise handelt, bestimmt sich also nach dem vertraglich vereinbarten Arbeitsort. Keine Dienstreise ist der Weg von der Wohnung zum Arbeitsplatz. Arbeitet ein Mitarbeiter remote und soll zur vierteljährlichen Teambesprechung in das 300 Kilometer entfernte Büro kommen, kann dies eine Dienstreise sein. Auch hier kommt es entscheidend darauf an, was vertraglich geregelt ist. Auch der mehrtägige Aufenthalt eines Handwerkers auf einer Baustelle ist regelmäßig eine Dienstreise. 

Reisekostenrichtlinie, Tarifvertrag, Arbeitsvertrag

Die Kostenübernahme für Dienstreisen regeln viele Unternehmen in einer internen Reisekostenrichtlinie. Diese sieht regelmäßig konkret vor, welche Transportmittel Mitarbeiter zu welchen Tarifen nutzen dürfen (Bahnfahrt erster oder zweiter Klasse? Flug in der Economy- oder Businessclass?), welche Hotelkategorien bis zu welcher Preisgrenze sie buchen dürfen, ob sie Kosten für Verpflegung (insbesondere Speisen und Getränke) vor Ort abrechnen können und oft auch, wie der Buchungs- und Abrechnungsprozess abläuft. 

Auch ohne eine Reisekostenrichtlinie bleibt der Mitarbeiter nicht auf den Reisekosten sitzen. Er hat einen Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen analog § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), die er in Ausführung seiner Tätigkeit für den Arbeitgeber gemacht hat und die er für erforderlich halten durfte. Damit sind Kosten für die An- und Abreise sowie Übernachtungskosten regelmäßig abgedeckt. 

Streitpunkt sind eher die Kosten des Mitarbeiters für die Verpflegung während der Dienstreise. Denn: Für Speisen und Getränke geben Mitarbeiter auf Reisen oft mehr Geld aus als an einem Arbeitstag im Büro oder im Homeoffice. Hier liegt ein weit verbreiteter Irrtum vor: Einen gesetzlichen Anspruch für Mitarbeiter auf Ersatz dieser Verpflegungskosten gibt es nicht. Dennoch regeln Reisekostenrichtlinien oft auch dieses Thema. 

Ein Anspruch auf Erstattung von Verpflegungskosten kann sich auch aus einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag, Spezialgesetzen (etwa für Beamte) oder dem Arbeitsvertrag ergeben. Gibt es keine dokumentierte Regelung dazu, kann ein Anspruch auch aus einer betrieblichen Übung folgen, wenn der Arbeitgeber bestimmte Kosten üblicherweise vorbehaltlos gegenüber seinen Mitarbeitern erstattet. Hat der Arbeitgeber also ohne Reisekostenrichtlinie in der Vergangenheit stets vorbehaltlos einen bestimmten Betrag für die Verpflegung auf Dienstreisen bereitgestellt, können Mitarbeiter hierauf einen Anspruch für die Zukunft stützen. 

Im Grundsatz gilt aber: Ebenso wenig wie der Arbeitgeber das gemeinsame Mittagessen mit den Kollegen beim Falafel-Imbiss neben dem Büro bezahlt, muss er den Kaffee am Morgen am Düsseldorfer Bahnhof oder das Abendessen nach den Meetings in Stuttgart tragen. Bei der Verpflegung handelt es sich nicht um Aufwendungen in Ausführung der arbeitsvertraglichen Tätigkeit im Sinne des § 670 BGB. Ebenso wenig ist eine Erstattung der Verpflegungskosten ohne Hinzutreten besonderer Umstände stillschweigend als Vergütung nach § 612 BGB vereinbart. Verpflegungskosten gehören zum persönlichen Lebensbedarf des Mitarbeiters, der – wenn nicht anders vereinbart – aus der vertraglich geschuldeten Vergütung zu bestreiten ist.

Verpflegungspauschalen sind keine zwingende Arbeitgeberleistung

Was hat es dann mit Verpflegungspauschalen auf sich? Verpflegungspauschalen bzw. Verpflegungsmehraufwendungen sind Begriffe, die aus dem Einkommenssteuerrecht stammen. Nach § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) kann der Mitarbeiter für den Mehraufwand für die Verpflegung auf einer Dienstreise Pauschalbeträge als Werbungskosten absetzen. Alternativ kann der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand bis zur Höhe dieser Pauschalen steuerfrei an den Mitarbeiter erstatten. Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitern für die Verpflegung auf Dienstreisen einen Betrag für Verpflegung in Höhe genau dieser Pauschalen. Einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung für Mitarbeiter gibt es – anders etwa als für Beamte nach § 6 des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) – aber nicht. 

Die Pauschalen betragen

• 14 Euro bei inländischen Dienstreisen von mehr als acht Stunden, aber weniger als 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen inländischen Dienstreisen (kleine Verpflegungspauschale)

• 28 Euro pro Tag für ganztägige Dienstreisen (große Verpflegungspauschale)

Höhere Beträge als diese Pauschalen können nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden, auch nicht nach Vorlage von Einzelnachweisen. Stellt der Arbeitgeber während der Reise eine Mahlzeit zur Verfügung oder wird der Mitarbeiter zum Essen eingeladen, reduziert sich die Pauschale: für ein Frühstück um 20 Prozent und für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent. Für Dienstreisen ins Ausland gelten andere Beträge, die für jedes Land festgesetzt sind. 

Letztlich gibt es also zwei Möglichkeiten, wie die Verpflegungspauschalen zum Tragen kommen: Zahlt der Arbeitgeber – etwa auf Basis einer Reisekostenrichtlinie oder vertraglichen Regelung – an den Mitarbeiter einen Betrag für den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen, ist dies bis zur Höhe der Pauschalen steuerfrei möglich. Erhält der Mitarbeiter keine Erstattung von seinem Arbeitgeber, kann er einen Mehraufwand für die Verpflegung in seiner Steuererklärung als Werbungskosten mit den Pauschalbeträgen geltend machen. 

Die Höhe der Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand – sowohl für Reisen im Inland als auch im Ausland – setzt das Bundesministerium der Finanzen jährlich im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder fest (zuletzt mit Rundschreiben vom 05.12.2025 für das Jahr 2026, abrufbar hier). Seit 2020 sind die Beträge von 14 Euro und 28 Euro für Reisen im Inland trotz erheblicher Preissteigerungen für Lebensmittel unverändert. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes im Jahr 2024 sollten die Verpflegungspauschalen ursprünglich – wenn auch nur minimal – angehoben werden. In der finalen Fassung des Gesetzes nach Anruf des Vermittlungsausschusses wurde diese Regelung gestrichen. Angesichts steigender Lebenshaltungskosten erscheint die Höhe der Pauschalen aus der Zeit gefallen. 

Diego hat Glück: Sein Arbeitgeber zahlt ihm eine Verpflegungspauschale in Höhe von 28 Euro für die Reise nach Stuttgart. Damit ist immerhin ein Teil seiner Ausgaben für Kaffee, Spätzle und Feierabendgetränk gedeckt. 

Autor Ruben Plambeck ist Rechtsanwalt im Düsseldorfer Büro der Arbeitsrechtsboutique Littler.