Software in der Rechtsberatung: "Wer sich nicht ent­wi­ckelt, wird abge­hängt"

Die Kanzlei KFR Kirchhoff Franke Riethmüller will insbesondere im Bereich des Immobilien-Asset-Managements künftig IT-Lösungen anwenden. Noch befindet sich die Software allerdings im Entwicklungsstadium, die Anwälte sind auf inhaltlicher Seite daran beteiligt.

LTO: Was ist Ihre Motivation, eine eigene Software zu entwickeln?

Dr. Thilo Franke: Im Bereich der immobilienrechtlichen Beratung ist der Einsatz von Software noch eher unüblich. Insbesondere im Asset Management lohnt es sich aber, weil es hier viel wiederkehrende Aufgaben gibt. In unserer Brust schlagen zwei Herzen: Wir wollen sowohl die qualitativ anspruchsvollere - und damit auch höherpreisige - Transaktionsberatung anbieten, als auch die kostengünstigere, laufende Beratung im Asset Management und Prozessvertretung auf Grundlage des RVG. Gerade hier aber liegen die realisierten Stundensätze, insbesondere bei geringen Streitvolumina, häufig sehr niedrig. Asset Management Beratung und Prozessführung sind für uns ein neues Tätigkeitsfeld und wir arbeiten dort häufig auch für neue Kunden, die wir uns gern erschließen möchten.

Außerdem ist unser Geschäft sehr volatil. Der Immobilienmarkt erleidet immer wieder Krisen, das spüren wir Rechtsberater sofort. Als wir uns selbständig gemacht haben, haben wir uns deshalb überlegt, wie wir mit dieser Unsicherheit umgehen. Wir tragen ja nicht nur die Verantwortung für uns selbst, sondern auch für unsere Mitarbeiter. Deshalb möchten wir das krisenanfällige Transaktionsgeschäft mit effizientem und kostengünstigerem Asset Management und der Prozessvertretung ausbalancieren.

"Wir planen ein Baukastensystem"

LTO: In welchen Bereichen eignen sich IT-Tools für die Mandatsarbeit?

Franke: Grundsätzlich eignen sich Vorgänge und Prozesse, die sich regelmäßig wiederholen. Einige Themen kommen immer wieder auf den Tisch und könnten relativ einfach automatisiert werden, ohne dass die Beratungsqualität darunter leidet. Im Immobilienwirtschaftsrecht beispielsweise gibt es Zahlungs-, Räumungs- und Nebenkostenklagen, die mit den gleichen Formulierungen versehen sind.

Wir entwickeln gemeinsam mit einem IT-Unternehmen eine App, der ein Algorithmus zugrunde liegt, der uns dabei helfen soll, Standardschriftsätze und Standardverträge zu verfassen. Der Mandant wird in der App die wesentlichen Informationen eingeben. Grundlage ist, dass wir bei der Bearbeitung unserer Mandate festgestellt haben, dass es fast immer wieder dieselben Fragen sind, die wir als Anwalt stellen und die der Mandant beantwortet. Nehmen wir den Entwurf eines Mietvertrages: Neben der Person des Mieters, der Bezeichnung der Mietfläche und der Höhe der vereinbarten Miete gibt es eine bestimmte Anzahl weiterer Aspekte, über die immer wieder verhandelt wird.  Wenn diese Daten bereits digital vorliegen, besteht der Entwurf des Mietvertrages aus der Verarbeitung dieser Informationen, ohne dass ein Anwalt tätig werden muss. Vieles lässt sich mit einem einfachen 'Ja' oder 'Nein' oder aber einer Zahl oder einem Datum beantworten. Wir stellen uns also eine Art Baukastensystem vor.

LTO: Sind IT-Tools besonders für kleinere Kanzleien attraktiv?

Franke: IT-Tools sind für jede Kanzleigröße nützlich, da sie helfen, Zeit und damit Kosten einzusparen. Bei kleineren Kanzleien ist das von besonderem Interesse bei Standardaufgaben, die woanders von Associates aufgefangen werden. Und auch Großkanzleien würden davon profitieren. Denn die sind sehr gut darin, riesige, sich selbst erhaltende Systeme zu schaffen. Da sitzen in einigen Kanzleien zwanzig Anwälte in Hinterzimmern und fressen Papierberge. Das muss ja nicht sein. Immer weniger Mandanten sind bereit, dafür horrende Stundensätze zu bezahlen.

"Wenn es nicht klappt, war es einen Versuch wert"

LTO: Neue Software selbst entwickeln zu lassen, klingt teuer und kompliziert. Wie gehen Sie damit als Gründungspartner einer noch jungen Kanzlei um?

Franke: Am Anfang schlägt natürlich die Investition in die IT-Entwicklung zu Buche, ebenso wie die eigene Arbeitszeit. Denn wir sind maßgeblich an der inhaltlichen Entwicklung beteiligt. Mittelfristig soll sich die Investition in die Plattform aber rechnen, wir wollen ja damit Geld verdienen. Die Entwicklungskosten sind jedoch überschaubar. Und wenn es nicht klappt, dann war es wenigstens einen Versuch wert.