Entscheidungsgründe zur Zeiterfassung: "Es muss nicht elek­tro­nisch sein"

LTO: Herr Professor Fuhlrott, die Gründe zur Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Beschl. v. 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21) zur Zeiterfassung liegen vor. Wer muss denn danach ab wann die Arbeitszeit wie erfassen?

Prof. Dr. Michael Fuhlrott: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung trifft zunächst die Arbeitgeber. Die müssen, so heißt es im Beschluss des BAG, Lage, Beginn, Dauer und Ende der Arbeitszeit tatsächlich erfassen, die bloße Bereitstellung eines Zeiterfassungssystems reicht nicht aus.

Daraus folgt konkret, dass die genaue Uhrzeit des Anfangs und das Ende der Arbeit notiert werden müssen. Eine pauschale Notiz, dass ein Beschäftigter acht Stunden gearbeitet und 30 Minuten Pause gemacht hat, reicht gerade nicht.

Ab wann gilt die Pflicht zur Erfassung?

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Angestellten nicht erst seit der Entscheidung des BAG aus September 2022 erfassen. Die Verpflichtung zur Zeiterfassung bestand jeher, wie das BAG nunmehr festgestellt hat. Die europäischen Vorgaben des Arbeitszeitrechts wurden also bislang in Deutschland nicht richtig umgesetzt, wie uns das BAG aufklärt. Daher braucht es auch dafür keine Gesetzesänderung mehr. Die Pflicht folgt vielmehr unmittelbar aus den Regelungen zum Arbeitsschutz, hat das BAG entschieden.

Zugrunde lag dieser Entscheidung wiederum ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Der hatte bereits im Mai 2019 anlässlich der Vorlage eines spanischen Gerichts entschieden, dass der Arbeitsschutz nur gewährleistet ist, wenn die Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen (EuGH, Urt. v. 14.5.2019, Az.: C-55/18).

Zwar waren die im Anschluss an diese Entscheidung durch das Bundesarbeits- und Bundeswirtschaftsministerium beauftragten Gutachter zunächst noch der Ansicht, dass dieses Urteil keine unmittelbaren Folgen für das Arbeitsrecht in Deutschland hätte und es vielmehr erst einer Umsetzung in ein nationales Gesetz bedürfe. Das sah das BAG aber offenbar anders: Schon in der Pressemitteilung zur Entscheidung im September hieß es, dass die Arbeitszeit zu erfassen sei.

Tatsächlich sind viele Arbeitgeber daraufhin schon aktiv geworden und haben Zeiterfassungssysteme eingeführt – und wenn es nur die Vorgabe an die Beschäftigten war, die Arbeitszeit in einem Word-Dokument oder einer Excel-Liste zu notieren.

Arbeitszeiten müssen überprüfbar sein

Reicht eine solche Vorgabe denn aus oder muss der Arbeitgeber ein elektronisches Zeiterfassungssystem vorhalten, um den Pflichten zu genügen?

In der Entscheidung des EuGH hieß es, dass ein "objektives, verlässliches und zugängliches System" einzuführen sei, mit dem die (…) geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Das muss keine elektronische Zeiterfassung sein und es muss auch nicht der Arbeitgeber die Arbeitszeiten für jeden einzelnen Beschäftigten notieren – das darf er durchaus an die einzelnen Mitarbeiter delegieren. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber die Vorgabe macht, etwa ein Dokument vorbereitet, in das die Beschäftigten ihre Arbeitszeiten schreiben können, und vor allem: Der Arbeitgeber muss kontrollieren, dass die Arbeitszeiten dokumentiert werden. Er darf sich nicht darauf verlassen, dass das schon läuft, wenn er es einmal gesagt hat. Denn entscheidend ist, dass die Einhaltung der täglichen und wöchentlichen Höchstarbeitszeiten überprüfbar ist.

Wie – dazu haben die Unternehmen an dieser Stelle also einen erheblichen Gestaltungsspielraum – nur gestalten, das müssen sie.

Diskutiert wird unter den Arbeitsrechtlern, ob die Pflicht zur Zeiterfassung auch für leitende Angestellte gilt. Wieso ist das nicht geklärt und wie schätzen Sie diese Rechtslage ein?

Ich bin der Ansicht, dass die Pflicht zur Zeiterfassung nicht für leitende Angestellte gilt. Aber ja, das ist durchaus umstritten.

Zwar unterfallen auch die leitenden Angestellten der Norm des § 3 ArbSchG, auf die das BAG die Pflicht zur Erfassung in europarechtskonformer Auslegung stützt. Der Arbeitsschutz gilt für alle Beschäftigten im Betrieb.

Allerdings muss auch das Arbeitsschutzgesetz europarechtskonform ausgelegt werden, und die entsprechende europäische Arbeitszeitrichtlinie sieht in Art. 17 ebenfalls Ausnahmen für leitende Angestellte vor. Der deutsche Gesetzgeber hat von der Ausnahme zudem Gebrauch gemacht und nimmt leitende Angestellte gem. § 18 ArbZG ausdrücklich von den Regelungen des Arbeitszeitgesetzes aus. Hier lässt sich aber trefflich diskutieren.

Beim "Wie" darf der Betriebsrat mitreden

Die ganze Rechtsprechung zur Zeiterfassung geht auf eine Klage eines Betriebsrats zurück, der Mitbestimmung geltend gemacht hat. Was gilt jetzt bei der Zeiterfassung und der Mitbestimmung nach den Entscheidungsgründen des BAG?

Da die Zeiterfassung ohnehin eine Pflicht der Arbeitgeber ist, hat der Betriebsrat weder ein Initiativrecht noch ein Mitbestimmungsrecht zur Frage des "ob" der Zeiterfassung – das ist vom BAG entschieden.

Bei der Ausgestaltung der Zeiterfassung, also beim "wie", besteht aber ein umfassendes Mitbestimmungsrecht aus § 87 Betriebsverfassungsrecht (BetrVG), nach welcher Ziffer dort, - nun das kommt drauf an, ob es ein manuelles oder digitales Zeiterfassungssystem ist.

Kritiker der BAG und EuGH-Rechtsprechung sorgen sich seit 2019, dass mit der Zeiterfassung keine Vertrauensarbeitszeit mehr möglich wäre. Was steht zu dieser Sorge in den Entscheidungsgründen des BAG?

Das ist eine Frage der Definition der Vertrauensarbeitszeit. Wenn es nur darum geht, irgendwann ohne Notiz der Zeiten zu arbeiten – ja, das ist nicht mehr zulässig. Wenn es aber darum geht, selbstbestimmt bei freier Zeitplanung zu arbeiten: Das ist ohne Zweifel weiter möglich, nur die Zeiten, die sollten aufgeschrieben werden und müssen sich – aber das galt ohnehin schon immer – nach dem Arbeitszeitgesetz und dort vor allem den Ruhezeiten orientieren.

Was droht bei Verstößen gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung? Müssen nur Arbeitgeber oder auch Arbeitnehmer mit Sanktionen rechnen?

Tatsächlich ist die Entscheidung allein recht zahnlos – es drohen bei Verstößen keine unmittelbaren Geldbußen. Die Pflicht resultiert aus § 3 ArbSchG, Verstöße hiergegen sind nicht nach § 25 ArbSchG Bußgeld bewehrt und bedürfen erst einer konkreten Anordnung durch die Behörde (§ 22 III ArbSchG).

Wenn man dies ändern will, müsste erst der Gesetzgeber tätig werden und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ins Gesetz bringen – und dann auch Sanktionen festlegen. Dabei wäre es übrigens auch möglich, die Frage der Geltung für leitende Angestellte zu regeln.

Und bisher gilt die Pflicht für alle Unternehmen. Es stünde dem Gesetzgeber aber frei, Spielräume zu nutzen, die das der BAG-Entscheidung zugrunde liegende Stechuhr-Urteil des EuGH (v. 14.05.2019, C-55/18) den Staaten überlässt, nämlich Einschränkungen bei der Zeiterfassungspflicht auch nach Größe und Eigenart der Unternehmen vorzusehen.

Herr Fuhlrott, danke für das Gespräch.

Prof. Dr. Michael Fuhlrott ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner bei FHM – Fuhlrott Hiéramente & von der Meden Partnerschaft von Rechtsanwälten in Hamburg.