Smartphone statt Filofax: Die besten Apps fürs Zeitmanagement

Wie schnell sich doch die Zeiten ändern. Noch vor wenigen Jahren war ein Filofax Pflicht für all jene, die Termine, Kontakte und sonstige Notizen zu verwalten hatten. So praktisch die Ringbüchlein auch waren - schnell platzten sie aus allen Nähten. Vergaß man den Zeitplaner, war das Drama perfekt.

Heutzutage verwendet kaum noch einer ein Filofax. An dessen Stelle sind Smartphones getreten. iPhone oder Blackberry sind vor allem im Geschäftsleben ein Segen. Eine Vielzahl an Funktionen und Zusatzprogrammen ersetzen Papiereinträge. Die Synchronisierung der Termine und Daten über das Web garantiert, dass man überall dort, wo Internet in irgendeiner Weise vorhanden ist, darauf zugreifen kann.

Volles Potenzial erst durch mobile Geräte

Allerdings sollte man vorausschicken, dass viele Firmen geschlossene Netzwerke nutzen, die keine Anpassungen erlauben, was meist zum obligatorischen Outlook oder zum wenig geliebten Lotus Notes führt. Deren Mail- und Kalenderfunktionen mögen zwar bewährt sein, wirklich flexibel sind beide Programme nicht – schon gar nicht als mobile Variante.

Wer die Wahl hat, kann dagegen aus dem Vollen schöpfen: Die meisten nützlichen Zusatzprogramme werden nämlich inzwischen für alle gängigen Smartphones angeboten – ob iPhone, Android, Blackberry oder Windows Mobile. Nur Nokia gerät langsam aber sicher völlig ins Hintertreffen.

Ein gutes Beispiel, wie eine webbasierte Anwendung erst mobil ihr volles Potenzial entfaltet, ist Remember the Milk (RTM). Auf der Internetseite können schnell und bequem zu erledigende Aufgaben nach Kategorien wie "Privat" oder "Arbeit" angelegt werden, sie können exportiert oder für die Bearbeitung durch Kollegen freigeschaltet werden. Eine Erinnerungsfunktion ist inbegriffen. Für sich alleine betrachtet, sieht die Website nicht spektakulär aus. Erst im Zusammenspiel mit einer mobilen Applikation ist RTM wirklich nützlich. Schließlich nützt die beste Einkaufsliste nichts, wenn sie zu Hause liegen geblieben ist.

Eine Kalender- und Terminfunktion bieten ohnehin alle Smartphones. Die beliebten Apps wie RTM oder das vergleichbare OmniFocus (nur für iPhone) arbeiten aber nach einem etwas anderen Prinzip, nämlich dem von Autor David Allen aufgestellten "Getting Things Done"-Leitsatz.

Nie mehr eine Idee vergessen

Ein direkter Verwandter der "Dinge erledigen"-Anwendungen sind Programme wie Evernote (für alle gängigen Smartphones erhältlich): Ihr Prinzip könnte man analog zum zuvor genannten Aufgabenmanagement als "Ideen nicht vergessen" bezeichnen. Hat man beispielsweise in der U-Bahn plötzlich einen guten Einfall, so kann man eine Textnotiz tippen, ein Foto oder Video schießen oder eine Sprachnachricht anlegen. Alle Multimedia-Notizen werden zentral auf der Webseite angelegt, von wo aus sie bearbeitet und weitergeschickt werden können.

Generell gilt: Die praktischen Miniprogramme sind in der Grundfassung meist kostenlos, für durchschnittlich fünf Euro im Monat erhält man eine als "Premium" oder "Pro" bezeichnete Variante, die unlimitierte Datenmengen oder zusätzliche Komfortfunktionen bietet.

Ein umfangreiches Paket mit Anwendungen bietet natürlich Google, vor allem in Verbindung mit einem für die Google-Dienste optimierten Android-Handy: Der Kalender des Suchmaschinenriesen ist äußerst angenehm zu bedienen. Das können andere zwar auch, aber die vielen kleinen Zusatzfeatures machen ihn zu einem spannenden Werkzeug: So verlinkt etwa eine Adressangabe bei einem Termin direkt zur Kartenansicht von Google Maps.

Außerdem sind Wetterangaben zum Standort einblendbar, dazu können etliche vorgegebene "interessante Kalender" eingefügt werden, darunter unzählige internationale Feiertage oder Sportereignisse wie die Fußball-Bundesliga.

So praktisch die Google-Dienste auch sind: Ob man tatsächlich alle wichtigen geschäftlichen wie privaten Daten in die Hände von Google legen will, bleibt jedem selbst überlassen.