Digitalisierung in der Justiz: Die E-Akte muss mehr können

Wenn sich die Anwaltschaft, zumindest in Gestalt einzelner Anwälte, schon gegen eine vergleichsweise triviale Anwendung wie das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) bis hin zum Bundesverfassungsgericht verwahrt hat, wie mag es da erst um die Bereitschaft zur Arbeit mit der E-Akte stehen? In der Justiz, die kraft Gesetzes 2026 in allen Verfahrensarten elektronische Akten einführen muss, und parallel in der Anwaltschaft geht die Furcht vor der E-Akte um. Richter und Anwälte schätzen ihre Papierakten eben sehr, da hat man etwas in der Hand. Die Angst vor stundenlangem Lesen am Bildschirm und die Sorge um mögliche gesundheitliche Auswirkungen sind weit verbreitet.

Das ist eigenartig, denn eigentlich sollten die Juristen die Ablösung der Papierakte kaum erwarten können: Chronologie ist das nahezu einzige Ordnungsprinzip der heutigen Papierakten in den Gerichten und Staatsanwaltschaften. Zusammen mit der Paginierung gibt sie eine gewisse Sicherheit darüber, dass Akten vollständig sind. Inhaltlich wären sie allerdings einfacher zu bearbeiten, hätten Akten sachbezogene Untergliederungen. Aktuell aber geht die knappe und somit kostbare Arbeitszeit der ohnehin (über-)belasteten Gerichte dafür drauf, zunächst mühsam die entscheidungsrelevanten Dokumente von denen zu unterscheiden, die für die juristische Entscheidung irrelevant sind – und derer gibt es reichlich in justiziellen Akten. Genau hier kann die E-Akte entscheidende Vorteile bringen – wenn man es richtig angeht. Aber eins nach dem anderen.

Wie man sich die E-Akte bisher vorstellt

Die aktuell bekannten Ansätze für die E-Akte in der Justiz erlauben eine automatisierte Kategorisierung von Dokumenten. So wird man Akteninhalte gezielt filtern und individuell sortieren können. Hinzu kommen die Funktionen, individuelle Notizen und Informationen mit bestimmten Akteninhalten verknüpfen oder mit Hilfe von Markierungen eigene Aktenexzerpte erzeugen zu können. Letztlich wird man direkt aus den Dokumenten heraus auf juristische Fachinformationssysteme zugreifen können – doch damit dürften die Mehrwerte der geplanten elektronischen Akten – und es sind welche – schon sehr weitgehend aufgezählt sein.

Das ist auch keine große Überraschung, schließlich hat es ja bereits der Gesetzgeber darauf angelegt, über die Schaffung von a)- und b)-Vorschriften die elektronische Einreichung einer Akte und ihre elektronische Führung normativ als bloße "Unterfälle" des papieren Postein- und -ausgangs und der überkommenen Papierakte auszugestalten. Das Gleiche ist es mit dem beA, das in seiner Ausgestaltung an den seit Jahren bekannten elektronischen Rechtsverkehr anknüpft: Statt eines Briefumschlags werden nun eben verschlüsselte Dokumente von A nach B verschickt. Diese Technik gewährleistet gewiss einen sehr hohen Sicherheitsstandard, der gerade in Zeiten allfälliger Datensicherheitsskandale wertvoll ist.

Das Ideal: eine von allen gemeinsam bearbeitete E-Akte

Technisch ist allerdings mehr möglich. Wer sich auf die wie oben beschriebene Ausgestaltung der E-Akte beschränkt, gibt auf absehbare Zeit den Gedanken daran auf, dass alle Prozessbeteiligten gemeinsam "ihre" elektronische Akten gemeinsam bearbeiten könnten. Richter, Staatsanwälte, Verteidiger – wie schön wäre es, wenn sie zum Beispiel benötigte Dokumente zur Einreichung nur in die entsprechende E-Akte hochzuladen bräuchten?

Wenn man alle Verfahrensbeteiligte in die Bearbeitung der Akte einbezöge, ergäben sich viele sinnvolle Mehrwerte. Wie wäre es zum Beispiel mit Push-Nachrichten, die den übrigen Aktenbearbeitern anzeigten, dass sich etwas getan hat? Oder für jeden verfügbare Informationen über Termine und Terminsveränderungen, um beispielsweise gemeinsam ein neues Datum auszumachen und dieses im ebenfalls elektronischen Kalender gleich einzutragen? Die justiziellen Kostenrechnungen könnten im Rahmen der E-Akte auch gleich an moderne elektronische Bezahldienste anknüpfen, wie wir sie privat ganz selbstverständlich nutzen.

Der möglichen Beispiele und Ideen sindk aum Grenzen gesetzt. Es liegt natürlich auf der Hand – und dafür muss man Verständnis haben –, dass die Verantwortlichen in den Landesjustizverwaltungen derzeit erst einmal daran arbeiten, überhaupt funktionierende und performant verfügbare, sichere elektronische Akten zu konzipieren und in Betrieb zu bringen. Alles andere dann später, dürfte die aktuelle Divise bei der Umsetzung der E-Akte sein.

Zukunftsmusik: Vereinfachungspotenzial durch "strukturierten Parteivortrag"

Am bedauerlichsten ist es, dass die bloße Transformation der Papieraktenstruktur in die elektronische Akte eine verfahrensrechtlich methodische Reform verhindert. Die Sortierfunktionen elektronischer Akten werden die Verfahrensbeteiligten gewiss sinnvoll unterstützen. Aber warum erst etwas finden müssen, wenn sich durch die E-Akte die Sucharbeit weitestgehend im Vorfeld vermeiden ließe?

Gerade unter den Bedingungen moderner Informationstechnik ergibt der methodische Ansatz des "strukturierten Parteivortrags" richtig Sinn: Es ist die Idee, die Strukturierung des Verfahrensstoffs bereits von Anfang an den Parteien aufzugeben. Diese müssten in formularartig aufzubauende Masken ihren Vortrag zu den einzelnen Merkmalen einer gesetzlichen Anspruchsnorm eintragen und exakt nebeneinander in einer vorgegebenen Relationstabelle darstellen. Dabei versteht es sich von selbst, dass die vorgefertigten Masken auch Felder für Beweisangebote und für die richterliche Bewertung der Schlüssigkeit oder der Notwendigkeit der Beweiserhebung vorsehen sollten, um eine echte Verfahrenserleichterung zu erreichen.

Diesen Ansatz testen und entwickeln seit einigen Semestern Prof. Dr. em. Maximilian Herberger, Global Legal Council Dr. Benno Quade und der Verfasser mit Studenten der Deutschen Universität für Verwaltungswissenschaften in Speyer unter Einsatz einer für den IT-affinen Anwender anpassbaren und fortentwickelbaren Software. Nach den bisher gewonnenen Erkenntnissen ist der strukturierte Parteivortrag jedenfalls dann in die Praxis umsetzbar, wenn vorgefertigte Eingabemasken alle Bedürfnisse des Ablaufs eines Verfahrens abbilden. Eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen wird sein, nicht nur - wie bisher - im System vorgehaltene Normen, sondern beliebige Vorschriften aus den einschlägigen Gesetzessammlungen aufrufen und in Eingabefelder für die Tatbestandsmerkmale aufspalten zu können.

Sorge um die "anwaltliche Kunst"

Ein solcher auf strenge Verfahrenseffizienz angelegter Ansatz dürfte bei der Anwaltschaft ziemlich unbeliebt sein: Wo auch bliebe denn Raum für die für das Verständnis des konkreten Falls erforderliche Vorgeschichte, für die wichtigen emotionalen Vorträge der Parteien und somit letztlich auch Platz für die "anwaltliche Kunst"? Das alles wären berechtigte Einwände, die man mit einem behutsamen Vorgehen aber entkräften könnte.

Zunächst einmal könnte man die Anzahl der Eingabemasken anfangs gering halten, möglicherweise orientiert an typischen Standardsituationen des Rechtslebens, bei denen es weniger auf Rhetorik als darauf ankommt, einen Vollstreckungstitel in die Hand zu bekommen. Ebenso könnte die Justiz gezielt Kostenanreize für Verfahren nach dem strukturierten Parteivortrag schaffen und organisatorische Unterstützung anbieten, bis sich alle Beteiligten an das Vorgehen gewöhnt hätten.

Letztlich hätten Gerichte durch die Verwendung vorgefertiger Masken sogar die Möglichkeit, zum Beispiel mittels der Identifizierungsfunktion des "neuen" Personalausweises endlich auch die Bürger sehr viel stärker unmittelbar in elektronische Dienstleistungen der Justiz einzubeziehen. Die Möglichkeiten der E-Akte sind wie gezeigt mannigfaltig, man muss es nur angehen.

Nur: Was macht die Justizpolitik, während wir an dieser Stelle durchaus umsetzbare Gedankenexperimente verfolgen? Zum Beispiel auf der Justizministerkonferenz im Frühjahr 2018 beschließen, prüfen zu lassen, ob die Einführung einer Online-Klage für geringfügige Forderungen bis 1.000 Euro "erforderlich" ist. Da fragt man sich, was schon wirklich erforderlich im Leben ist.

Der Autor Dr. Ralf Köbler ist Präsident des Landgerichts Darmstadt. Er war zuvor viele Jahre Mitglied der Bund-Länderkommission für Informationstechnik in der Justiz und ist aktuell Lehrbeauftragter der Deutschen Universität für Verwaltungswissenschaften in Speyer.