BAG sagt Ja zu digitaler Gehaltsabrechnung: "Kein Anspruch auf Papier­form alter Schule"

Arbeitnehmer sollten sich nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) auf einen verstärkten Trend zu elektronischen Gehaltsabrechnungen einstellen. Im Fall einer Edeka-Verkäuferin aus Niedersachsen entschieden die höchsten deutschen Arbeitsrichter in Erfurt, dass Gehaltsabrechnungen von Arbeitgebern auch ausschließlich elektronisch verschickt werden können (Urt. v. 28.01.2025, Az. 9 AZR 487/24). "Es gibt keinen Anspruch auf Papierform alter Schule", sagte der Vorsitzende Richter Heinrich Kiel bei der Urteilsverkündung.

Hinter dem Fall aus dem Einzelhandel steht die grundsätzliche Frage: Dürfen Gehaltsabrechnungen und andere Personaldokumente ausschließlich elektronisch in einem passwortgeschützten Mitarbeiterportal zur Verfügung gestellt werden? Ja, sagten die Bundesarbeitsrichter. Immer mehr Unternehmen aller Branchen richteten solche digitalen Mitarbeiterportale ein, sagen Fachleute.

Arbeitgeber muss Rechner bereitstellen

Die Supermarktverkäuferin der Edeka-Gruppe bestand mit ihrer Klage auf einer Abrechnung in Papierform und argumentierte, sie habe keine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung erteilt. Vor dem Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen hatte sie damit Erfolg, nicht aber vor dem BAG. Nach § 108 Abs. 1 S. 1 Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, eine "Abrechnung in Textform zu erteilen". Das Gesetz werde auch mit einer digitalen Abrechnung, die elektronisch in einem Postfach abgerufen werden kann, erfüllt, sagte Heinrich Kiel. Arbeitnehmer ohne entsprechende Technik sei der Zugang zu den Daten und das Ausdrucken von Abrechnungen im Betrieb zu ermöglichen. Das sei im Fall Edeka geschehen.

Bei dem Einzelhändler mit insgesamt mehr als 410.000 Beschäftigten wurde die Einführung eines digitalen Mitarbeiterportals 2021 per Konzernbetriebsvereinbarung geregelt. Das LAG Niedersachsen soll nun die Zuständigkeiten verschiedener Betriebsräte klären.

dpa/jb/LTO-Redaktion