Legal Project Management: Alles unter Kontrolle

Es geht um Daten. Wer effizient arbeiten will, muss wissen, wie lange ein Mandat im Normalfall dauert, welche Projektabschnitte notwendig sind und wie viele Mitarbeiter gebraucht werden. Gleichzeitig möchte er auch wissen, wo das aktuelle Projekt steht. Ist das Budget schon aufgebraucht, das Projekt aber erst zur Hälfte abgeschlossen? Ein Controller würde rot sehen, der Rechtsanwalt bleibt entspannt. Noch. Denn bislang musste er sich dank stundenbasierter Honorarmodelle mit solchen Problemen nicht beschäftigen.

Doch die zunehmende Nachfrage von Unternehmenskunden nach Fixed-Fees, also Pauschalen für bestimmte Vorgänge oder Festpreise für ein Mandat, macht es für Rechtsanwälte zum Bestandteil ihres wirtschaftlichen Erfolgs, möglichst effizient Projekte umzusetzen. Projektmanagementsoftware kann dabei helfen.

Der Markt für Software im sogenannten Legal Project Management ist auf wenige Anbieter begrenzt – und fest in der Hand US-amerikanischer Anbieter. Von Seiten der deutschen Softwarehersteller für Kanzlei-IT gibt es keine vergleichbaren Angebote.

Vergleichbarkeit durch Projektvorlagen

Die Software Engage von Thomson Reuters ist auf das Legal Project Management spezialisiert. In Engage können Meilensteine definiert und Zeitpläne eingetragen werden. Rechtsanwälte verwenden dafür Projektvorlagen, die zum einen von Engage zur Verfügung gestellt werden, zum anderen aus alten Projekten übernommen werden können. Anhand der definierten Zeitpläne und Projektabschnitte lässt sich das Budget für ein bestimmtes Mandat bestimmen.

Das Programm beinhaltet auch eine Zeiterfassung und einen Vergleich des Budgets zum aktuellen Stand. Interessante Einblicke liefert eine Auswertungsfunktion nach dem Abschluss eines Projekts: In welchen Bereichen hat die Kanzlei effektiver gearbeitet als beim letzten Mal? Wo hinkte sie hinterher? Die Auswertung kann eine Basis sein, um den Projektverlauf neu zu justieren und zu verbessern.

Engage legt einen Schwerpunkt auf das Sichtbarmachen von Effizienz und Kostengesichtspunkten. Auch die Software Onit Legal Project Management fokussiert sich auf diesen Bereich. Wie bei Engage können Aufgaben, Meilensteine und Ressourcen geplant werden. Für die Kostenkontrolle beinhaltet die Onit Software einen Budgetplaner und Zeiterfassung. Auch Rabatte können angelegt werden und in die Projektplanung einfließen. Gleichzeitig bietet die Software auch die Möglichkeit, dass sich das Team unter einander besser vernetzt, über den Projektfortschritt auf dem Laufenden bleibt und Zugriff auf Dokumente hat.

Doch es geht nicht nur um Kosten, im weitesten Sinne soll die Software auch die Kommunikation im Team verbessern. Aufgaben, die üblicherweise per Email verteilt werden, fließen in die Projektsoftware ein. Auf einen Blick wird sichtbar, was mit dem Team abgemacht, welche Aufgaben verteilt wurden, und wer welche Deadlines hat. Richtig eingesetzt, kann sich damit der unermüdliche Email-Strom erledigen. Und ein gehöriges Maß an Produktivität hinzugewonnen werden.

Läuft alles nach Plan?

Da die Grundlagen des Projektmanagements von Branche zu Branche weitgehend übertragbar sind, bieten sich auch andere, nicht auf Kanzleien spezialisierte Programme und Services für das Legal Project Management an. Ein Klassiker ist das Programm Basecamp. Hier geht es vor allem um Kommunikation, den Austausch von Ideen und Dokumenten. Basecamp kann durch verschiedene Apps auch für die Budget-Planung fit gemacht werden.

Aus dem Hause Microsoft kommt mit Microsoft Project ein Programm, das von Anwälten für die Projektarbeit genutzt werden kann, um projektspezifische Pläne zu erstellen. Ein besonders hilfreiches Werkzeug sind jedoch die Berichtsreiter innerhalb der Software. Verschiedene Arten von Berichten und Auswertungen sind möglich: Der Burndown-Bericht liefert einen Überblick über geplante, abgeschlossene und verbleibende Arbeit als Liniendiagramm. Eine Ertragswertverwaltung hilft dabei, die Leistung eines Projekts zu quantifizieren. Sie vergleicht Kosten und Zeitpläne mit einem Basisplan. So sieht man, ob das Projekt auch planmäßig läuft.

Was einem keine Software abnimmt: Die Einarbeitungszeit ist nicht unerheblich. Um wirklich alle Funktionen nutzen zu können, müssen sich Anwälte intensiv mit den Programmen beschäftigen. Hier sollte abgewogen werden: Wie umfangreich sind die Projekte, die man bearbeitet? Wie viele Personen gehören zum Team? Wie komplex ist der Vorgang? Hat man sich dann aber für eine Software entschieden und die ersten Projekte angelegt, steht dem effektiven Arbeiten nichts mehr im Wege.

Software:

- Engage

- Onit Legal Project Management

- Basecamp

- Microsoft Project