Kanzleimanagement: Was macht eigent­lich ein Kanzlei-COO?

Von der Assistenz zur Chief Operating Officer (COO) – dieser Karrieresprung ist Donna Paulsen in der bekannten US-amerikanischen Anwaltsserie "Suits" gelungen. In der siebten Staffel wurde für sie die Rolle der COO eingeführt, sie managt forthin den Geschäftsbetrieb der Kanzlei.

Eine vergleichbare Laufbahn - von der Assistenz zur COO - ist im realen Leben kaum denkbar. Eine Gemeinsamkeit mit der Filmrolle gibt es aber doch: Auch von den echten COOs wird Menschenkenntnis, Empathie, Verständnis für die Kanzleienlandschaft sowie Organisationstalent erwartet.

Darüber hinaus sei für die Position eine Bandbreite an Kenntnissen nötig, sagt York von Wangenheim von der Personalberatung Spencer Stuart, die für Kanzleien auch COO-Positionen besetzt hat. "Hauptaufgabe ist die Steuerung der Supportfunktionen sowie die Entlastung der Partnerschaft", sagt er. Seiner Ansicht nach muss ein COO über eine gewisse Persönlichkeit verfügen, auch um die Akzeptanz in der Anwaltschaft zu gewinnen.

Die Position zeichne sich durch "eine breite Expertise in Supportfunktionen, Kenntnisse in Betriebswirtschaftslehre, Pricing, Einkauf, Human Resources, Strategie und Business Development aus", meint von Wangenheim weiter. Gleichzeitig beobachtet er eine Weiterentwicklung der Rolle und sieht den COO auch als "Innovationstreiber, der ein Verständnis für Digitalisierung bzw. Legal Tech und die damit verbundene Veränderung der Geschäftsmodelle mitbringen muss".

Führungsstrukturen verändern sich

Sich einen solchen Manager zur Seite zu stellen, ist für die Partnerschaften der Kanzleien ein Meilenstein. Einige sind diesen Schritt bereits gegangen, einige gehen ihn gerade und wieder andere sehen die Einführung einer solchen Position für ihre Struktur bis dato nicht vor.

Die Führungsstrukturen in Kanzleien sind meist historisch gewachsen, durch eine mögliche internationale Anbindung geprägt und werden durch die Rechtsform, die Größe und unterschiedliche Gewinnmodelle beeinflusst. Sie haben sich über die Jahre entwickelt und werden sich durch die fortschreitende Digitalisierung, Legal Tech und andere neue Geschäftsmodelle weiter verändern. Und moderne Managementansätze sind aus Sicht vieler Marktkenner dabei unerlässlich, um die Wettbewerbsfähigkeit einer Kanzlei zu erhalten und ihre Marktpositionierung zu optimieren. Der COO als Steuermann des operativen Geschäfts ist wesentlicher Teil hiervon.

Im Moment beherrscht Corona den Arbeitstag

"Das C des COO steht derzeit vor allem für Covid-19, Change und Cost" – damit beschreibt Oliver Krappe, Regional Chief Operating Officer Germany / General Manager bei Clifford Chance, seinen derzeitigen Arbeitsalltag.

Diesen Eindruck teilt auch Stefan Schwarz, COO Germany bei Linklaters. "Die gegenwärtige Covid-19-Krise und die oberste Prämisse, den Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu garantieren bedingt – national und global – neue Herausforderungen." Hier zeige sich, dass die Rolle eines COO nötig sei, um einheitliche und agile Konzepte auszuarbeiten und damit die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.

Der COO habe eine "Klammerfunktion", sagt Schwarz, indem er die einheitliche Führung und die Funktionsfähigkeit des Teams sicherstelle und gleichzeitig teamübergreifende Themen voranbringe. Mit der Partnerschaft von Linklaters bestehe ein enges und über die Jahre gewachsenes Verhältnis, sodass eine professionelle Arbeitsteilung und Aufstellung der Kanzlei garantiert sei.

Der COO soll Synergien erkennen und nutzen

Auch abseits der derzeitigen Krisensituation habe die Rolle enorme Bedeutung für die Führungsstruktur der Kanzlei und fordere von Seiten der Partnerschaft viel Vertrauen – besonders hierfür sei ein konstanter Informationsaustausch unabdingbar, berichtet Oliver Krappe. Man müsse Spaß daran haben, Anwälte als Experten zu beraten und ihr operatives Umfeld zu managen. "Es geht darum, Synergien zu sehen und optimal im Sinne der Kanzlei und jedes Einzelnen zu nutzen".

Seiner Ansicht nach ist die Einstellung eines Kanzlei-COO ein positives Zeichen, denn "Wachstum muss man managen, um weiter wachsen zu können". Der COO ist in seinen Augen zugleich auch Motor der Digitalisierung. Er treibe die Automatisierung voran, optimiere Prozesse und nutze die Ressourcen und vor allem die Talente jedes einzelnen Kanzleimitarbeiters.

Doch was genau macht einen Kanzlei-COO aus? "Nebst einer hohen Lernbereitschaft muss man partnerschaftliche Strukturen verstehen, begeistern, mitnehmen und verändern wollen – hierfür braucht es Talent und Managementerfahrung", beschreibt Krappe die Anforderungen an einen guten Kanzlei-COO.

Brückenbauen, Talente und Funktionen zusammenbringen

"Es geht nebst Prozessoptimierung darum, eine Brücke zwischen den verschiedenen Professionen und Interessen zu bauen. Zur Professionalisierung einer Kanzlei gehört das Bewusstsein für Arbeitsteilung und den optimalen Einsatz der Ressourcen. Das kann bedeuten, Partner ins Management zu holen oder ihnen den Rücken frei zu halten, um den Fokus auf die Mandatsarbeit zu ermöglichen", berichtet Gerrit Sadowski, COO Tax&Legal / Legal Director International und Partner bei Baker Tilly.

Sein juristischer Hintergrund sei nützlich und helfe, die Sprache der Partnerschaft zu verstehen. Gleichzeitig seien aber auch "eine hohe Affinität für Zahlen, operative Erfahrung und Kenntnisse im Projektmanagement unerlässlich".

"Der COO hat eine Querschnittsfunktion, die darin besteht, verschiedene Menschen, Talente und Funktionen zusammenzubringen. Entscheidend ist das Verständnis für das Geschäft, die Funktionalität einer Kanzlei und das Vertrauen der Partnerschaft", berichtet Jörg Overbeck, COO bei Oppenhoff & Partner. Die Position des Kanzlei-COO empfindet er als sehr spannend, da sie enormen Gestaltungsspielraum biete.

Wachstum steuern

Den Gestaltungsspielraum als COO zu nutzen, diese Aufgabe kommt nun auch Rainer Löffler zu. Die Kanzlei Görg besetzte mit ihm im Januar 2020 erstmals die Position des COO. "Die Entscheidung der Partnerschaft wird mit dem schnellen Wachstum der Kanzlei begründet, die es nun zu steuern gilt", sagt Löffler. Mit seiner langjährigen Erfahrung im strategischen und operativen Organisations- und Personalmanagement aus verschiedenen Unternehmen und Bereichen komme ihm die Aufgabe zu, diese Rolle aufzubauen, zu gestalten und hierbei Strukturen und Prozesse zu optimieren.

Verbunden mit der Rolle des Kanzlei-COO ist das Ziel, die Entwicklung der jeweiligen Kanzlei voran zu treiben. Gleichzeitig besteht die Herausforderung darin, den Anforderungen einer modernen Kanzlei mit all ihren Facetten gerecht zu werden. Positive Beispiele und Vorbilder für Steuermänner und Steuerfrauen im Kanzleimanagement gibt es bereits.