Soft Skills: Warum Zeit­ma­na­ge­ment auch Füh­rungs­sache ist

Bei Zeitmanagement denken die meisten immer zunächst an die klassischen Methoden, um Prioritäten festzusetzen und eine ordentliche Tagesplanung zu erstellen: To-Do-Listen, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einstufen und sie dann auch konsequent abarbeiten – das wird bereits seit Jahrzehnten in Zeitmanagement-Seminaren gepredigt.

Heutzutage ist Zeitmanagement jedoch eine noch größere Herausforderung geworden. In einer immer komplexeren und schnelleren Welt, die zunehmend stärker von Digitalisierung geprägt ist, ist Zeit ein extrem kostbares Gut. Die Grenzen zwischen Arbeits- und Berufsleben verschwimmen immer mehr, und wer im Leben beruflich und privat erfolgreich sein will, braucht ein durchdachtes Zeitkonzept auf allen Ebenen. Nur so geht die Bewältigung der täglichen Aufgaben und Aktivitäten nicht auf Kosten der eigenen persönlichen Zufriedenheit.

Führungskraft ist für die Effizienz im Team verantwortlich

Der Arbeitsalltag von Führungskräften beinhaltet aber nicht nur das Jonglieren mit der eigenen Zeit. Sie tragen auch die Verantwortung für eine effiziente Zeitgestaltung im gesamten Team. Dieser Punkt wird an vielen Stellen, insbesondere in größeren Einheiten, noch oft unterschätzt.

Jeder kennt das Problem: Man beginnt einen neuen Arbeitstag und erfährt vielleicht schon auf dem Weg in die Kanzlei , dass eine Deadline nach vorn verschoben wurde. Angekommen im Büro öffnet man das Email-Postfach und wird von der Flut der neuen Emails fast erschlagen. Im selben Moment steht ein Partner in der Tür und möchte ein neues Mandat besprechen, aber das Telefon klingelt und ein bestehender Mandant braucht eine ausführliche Information vor dem Mittagessen. Und dann kommt auch noch ein Teammitglied aus der Assistenz und möchte die Tagesaufgaben besprechen.

Damit das keine "Mission impossible" wird, ist es sehr wirkungsvoll, neben der Organisation der eigenen Kernaufgaben auch die Arbeits- und Kommunikationsabläufe im Team zeitsparend zu gestalten. So haben alle Teammitglieder die Chance, ihre Zeit - und damit auch die Zeit, die sie mit Ihnen verbringen - möglichst effizient sowie ohne Leerläufe und unnötige Zusatzschleifen einzusetzen.

Gehen Sie als Vorbild voran

Sie als Führungskraft haben einen wesentlichen Einfluss auf das Zeitmanagement Ihrer Mitarbeiter. Zum einen müssen Sie Ihr eigenes Zeit- und Selbstmanagement gut im Griff haben. Damit sind Sie Ihrem Team ein Vorbild. Sie motivieren die Mitarbeitenden, es Ihnen gleich zu tun, und können wertvolle Verhaltensweisen und Erfahrungen weitergeben.

Zum anderen können Sie einen Schritt weitergehen und den Umgang mit Zeit im Team konkret thematisieren. Besprechen Sie gemeinsam, wo einzelne Kollegen Raum für Optimierung sehen. Identifizieren Sie gemeinsam Zeitdiebe, Zeitfresser und Handlungsbremsen, und legen Sie bestimmte Regeln fest, die das Zeitmanagement im Team verbessern und damit die Effizienz der Arbeitsabläufe steigern.

Unnützes Warten, Verzögerungen durch fehlende Informationen oder unklare Zielsetzungen und nicht zuletzt Ärger über verplemperte Zeit können einen positiven Antrieb schnell versanden lassen. Sie steigern dadurch also auch gezielt die Motivation.

Halten Sie regelmäßige Teambesprechungen ab….

Vor kurzem sagte mir ein Partner: "Ja, wir haben das mal geplant mit den wöchentlichen Teamsitzungen. Der Termin steht auch seit Monaten wiederkehrend im Kalender. Aber ich glaube, das letzte Meeting hatten wir vor sechs Wochen, es können aber auch acht sein. Und nein, das Sekretariat würde an solchen Terminen nicht teilnehmen."

Gutes Zeitmanagement braucht gute Planung. Und die optimale Ausführung setzt voraus, dass alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind und wissen, was sie zu tun haben, wer involviert ist, bis zu welcher Deadline die Sache zu erledigen ist und welche Schwierigkeiten auftreten können. Das gilt für die fachlichen Teammitglieder und ebenso für die Assistenz.

Der Nutzen solcher Meetings liegt auf der Hand. Informationen und Updates können in komprimierter Form vorgetragen werden, wichtige Fragen können gestellt und geklärt werden, und alle wissen Bescheid, wer in dieser Woche woran arbeitet und was Priorität hat. Wer hier aufpasst, muss später nicht noch einmal fragen und verfügt über alle Informationen, um die Prioritäten richtig zu setzen.

…auch wenn Sie eigentlich keine Zeit haben

Warum ist es aber so schwer, diese regelmäßigen Teambesprechungen dann auch wirklich durchzuführen? Die Ausreden sind vielfältig. Sie reichen von "Zum festgesetzten Termin erscheint immer nur die Hälfte des Teams" über "Es gibt eben nicht jede Woche etwas zu besprechen" bis hin zu schlichtweg "Wir haben eben keine Zeit".

Es liegt an Ihnen als Führungskraft, dafür zu sorgen, dass diese Besprechungen stattfinden und dass jedes Teammitglied, sofern es keine ernsthafte Entschuldigung gibt, teilnimmt und pünktlich erscheint. Nur wenn Sie das ernst nehmen, können Sie von den Anderen erwarten, dass Sie Ihnen entsprechend folgen.

Das gilt übrigens für alle hier angesprochenen Punkte. Nutzen Sie das erste Teammeeting dazu, das Thema Zeitmanagement zu besprechen. Legen Sie Uhrzeit, Agenda und Erwartungen in Bezug auf die Vorbereitung für die kommenden Meetings fest. Vielleicht können Sie gewisse Grundsätze in Ihre allgemeine Meetingkultur übernehmen - ein weiterer wichtiger Faktor beim Thema Zeit sparen und effizient nutzen. Und wenn es dann tatsächlich einmal nichts zu besprechen gibt, dann wird es eben ein kurzes Meeting.

Regeln Sie den Umgang mit Emails

Ein weiterer wichtiger Punkt im Zeitmanagement ist der Umgang mit Emails. Die "Bedrohung" sehen alle, aber nur wenige gehen strukturiert dagegen an - sei es aus Angst etwas zu verpassen, aus Kontrollzwang, zu starkem Mitteilungsbedürfnis oder schlichter Nachlässigkeit. Emails haben sich in den letzten Jahren zu einem erheblichen Zeitfresser entwickelt. Laut einer Studie der Beratungsgesellschaft Bain & Company aus dem Jahr 2014 verbringen Berufstätige acht Arbeitsstunden pro Woche mit Schreiben und Beantworten von Emails. Die Hälfte davon sei unnötig.

Im Team zu klären, welche Regeln im Umgang mit Emails eingehalten werden sollen, kann allen Beteiligten enorm Zeit sparen. Das fängt natürlich auch wieder bei der eigenen Herangehensweise an: Bestellen Sie Newsletter ab, antworten Sie möglichst kurz und prägnant oder schalten Sie das stressige "Plings" am Bildschirmrand beim Eingang einer neuen Email aus, um nur die einfachsten Methoden zu nennen. Da es ja aber bei Emails immer einen Sender und einen Empfänger gibt, ist es auch wichtig, untereinander zu klären, welche Erwartungen hiermit verbunden sind.

Alternative: Anruf oder persönliches Gespräch

So können Sie z.B. bei Ihren Mitarbeitenden den Druck reduzieren, alle zwei Minuten in den Posteingang zu schauen, indem Sie festlegen, dass in dringenden Fällen, in denen innerhalb kürzester Zeit eine Antwort erwartet wird, auf jeden Fall auch eine telefonische Kontaktaufnahme erfolgt. In dem Telefonat sollte entweder die Anfrage mitgeteilt oder zumindest auf die zugehörige Mail aufmerksam gemacht werden.

Sie könnten auch verabreden, dass soweit möglich, kurze Themen eher persönlich besprochen werden sollen. Besonders komplexe oder emotional besetzte Angelegenheiten sollten ohnehin besser von Angesicht zu Angesicht geklärt werden, um unangenehme und gegebenenfalls zeitaufwendige Missverständnisse zu vermeiden.

Fragen Sie sich selbst, ob Sie wirklich überall einkopiert - sprich "auf CC" - sein müssen oder wie Sie das Vertrauen zu Ihren Mitarbeitern stärken können, um etwas weniger Kontrolle ausüben zu müssen. Legen Sie fest, wann CC-Emails nötig und wann sie überflüssig sind. Kreieren Sie feste Begriffe, z.B. "Bitte Freigeben" oder "Bitte um Rücksprache" in der Betreffzeile, um Handlungsaufforderungen deutlich zu machen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Kommunikation zu vereinfachen und zielgerichteter zu agieren. Hier ist es natürlich Ihre Aufgabe als Führungskraft sicherzustellen, dass die besprochenen Regeln auch eingehalten werden.

Schon Henry Ford hat gesagt: "Zeitverschwendung ist die leichteste aller Verschwendungen." Die Zeit Ihrer Mitarbeiter ist an vielen Stellen auch die Ihre. Verschwenden Sie also weder Ihre noch deren Zeit.

Diane Manz, ehemalige HR-Managerin einer internationalen Großkanzlei, betreut als Coach und Trainerin Privatpersonen und Unternehmen rund um den Bereich Führung, inklusive Themen wie Kommunikation, Vielfalt und Einbindung, Selbstmanagement und Stressprävention.