Arbeitszeiten in Kanzleien: Uner­reich­bare Stun­den­vor­gaben?

Rund 1.000 abgerechnete Stunden im Jahr – das schaffen Wirtschaftsrechtler in unserer Kanzlei durchschnittlich. Wenn Sie in einer Großkanzlei tätig sind, empfinden Sie jetzt vermutlich irgendetwas zwischen Verwunderung und Mitleid. Bei Ihnen müssen schon viele Berufsanfänger 1.500 oder mehr "Billable Hours" produzieren. Jetzt lese ich, dass die Grunderwartung in zahlreichen Kanzleien bei "deutlich mehr als 2.000 Billable Hours" liegt.

Da würden wir auch gerne hinkommen, wenn wir nur wüssten wie. Dabei sind unsere Voraussetzungen gar nicht so schlecht. Der typische Anwalt unserer Kanzlei ist Fachanwalt mit mehr als fünf Jahren Berufserfahrung, betreut Mittelständler, arbeitet Vollzeit und hat in der Regel mehr Mandatsanfragen als er annehmen kann. Trotzdem nur rund 1.000 Billable Hours. Was läuft schief bei uns?

Problem: der Acht-Stunden-Tag

Starten wir unsere Analyse mit nackten Zahlen. Das Jahr hat 52 Wochen. Zieht man davon sechs Wochen Urlaub, zwei Wochen für Feiertage, eine Woche für Fortbildungsveranstaltungen, Seminare, Kanzleiveranstaltungen, Betriebsausflüge etc. ab, verbleiben etwa 43 Wochen. Berücksichtigt man noch eine Woche Ausfall durch Erkrankung (der Durchschnittswert liegt bei zwei Wochen), landet man bei 42 effektiven Arbeitswochen eines Anwalts.

Bei einer Fünf-Tage-Woche und der gesetzlichen Höchstarbeitszeit von täglich durchschnittlich acht Stunden kommt man auf eine jährliche Arbeitszeit von 1.680 Stunden. Wir kontrollieren die Einhaltung der 40-Stunden-Woche mit einer Zeiterfassung. Erfordert ein Mandat Überstunden, werden diese bei nächster Gelegenheit abgefeiert. Sie sehen schon – so wird das bei uns nichts mit den 2.000 Billable Hours.

Vermutlich nutzen hier die Großkanzleien die Möglichkeit des Arbeitszeitgesetzes, von einer Sechs-Tage-Woche auszugehen, obwohl der Samstag auch dort vielleicht gar kein regulärer Arbeitstag ist. Mit diesem Trick könnten auch wir die zulässige Anwesenheitszeit auf 2.016 Stunden erhöhen.

Der Unterschied zwischen Anwesenheit und Billable Hours

Damit ist das größere Problem aber noch nicht aus der Welt. Und dieses ist hausgemacht: Bei uns wird dem Mandanten nur die Zeit in Rechnung gestellt, die wir mit der Bearbeitung seines Auftrags verbringen. Leider gibt es eine schrecklich lange Liste mehr oder weniger unvermeidbarer Tätigkeiten, die nicht dazu gehören. Hier einige Beispiele:

-    Akquise, zum Beispiel durch Vorträge, Fachveröffentlichungen oder ein Abendessen mit dem Mandanten
-    Mandatsanbahnung: Es sind Anfragen per Telefon oder Email zu beantworten, Konditionen müssen verhandelt werden, es gilt, Vorgaben für die Aktenanlage zu erstellen und so weiter.
-    Laufende Fortbildung: etwa durch das Studium von Fachzeitschriften oder juristischen Newslettern
-    Mandatsverwaltung: Mitwirkung bei der Rechnungserstellung oder Inkasso etc.

Summiert man diese Tätigkeiten auf mindestens sechs Stunden pro Woche, schrumpfen die möglichen abrechenbaren Stunden schon wieder auf 1.764 jährlich.