Change Management: Bleibt alles anders

Wer einmal erlebt hat, wie Mitarbeiter darauf reagieren, dass ihre Büros renoviert werden, bekommt ein Gespür dafür, wie viel Arbeit investiert werden muss, um nicht nur Möbel zu verrücken, sondern auch ein Geschäft neu auszurichten. Groß sind die Diskussionen darüber, dass der Teppich zwar alt war, aber Stil hatte. Dass der alte Schreibtisch zwar Macken hatte, aber genügend Platz für alle Unterlagen. Dass die Regale früher nicht neben dem Fenster standen, sondern an der Wand gegenüber. Dass das neue Bild vielleicht modern ist, aber auf die Stimmung drückt. Kurz: Wandel steht im ständigen Widerspruch zum Beharren des Menschen auf dem Ist-Zustand. Egal wie misslich der gerade ist.

Kanzleien befinden sich in einem Spannungsfeld: Von außen werden sie dazu gezwungen, sich ständig an neue Marktbedingungen anzupassen. Nach innen müssen Mitarbeiter, Associates und Partner immer wieder aufs Neue auf den Wandel eingeschworen werden. Nicht wenige Kanzleien betrachten daher das Change Management schon als Teil ihrer Firmenkultur.

"Es entspricht unserer Kanzleiphilosophie und unserem Selbstverständnis als unternehmerisch denkende Berater, die Gesamtstrategie der Kanzlei stets mit den sich wandelnden Bedürfnissen des Marktes, unserer Mandanten und auch unserer Mitarbeiter in Einklang zu bringen", sagt Elisabeth Lepique, Managing Partnerin der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH. Man müsse sich auf die eigenen Stärken besinnen und diese kontinuierlich ausbauen. Gleichzeitig gelte es zu prüfen, ob und wo etwaiger Handlungsbedarf besteht. "Insofern gehört es auch zu den Herausforderungen eines Kanzleimanagers, notwendige Veränderungen frühzeitig zu erkennen und sie aktiv zu steuern", sagt Lepique.

Anpassung als kontinuierlicher Prozess

Die Kanzleien stehen auf dem Rechtsmarkt vor unterschiedlichen Herausforderungen: Rechtsabteilungen vergeben weniger Mandate an Externe und haben den Kostenrahmen strenger im Blick. Technologien machen die Rechtsarbeit effizienter – und die Mandanten achten darauf, dass diese Technologien auch genutzt werden und die gestiegene Produktivität an den Kunden weitergegeben wird. Verschiedene Service-Anbieter und Kanzleien übernehmen zudem unter dem Schlagwort des Legal Process Outsourcing (LPO) juristische Routineaufgaben und verschärfen so den Druck.

Wie aber reagieren Kanzleien auf die geänderten Verhältnisse? Die Großkanzlei Clifford Chance hat Anfang dieses Jahres in dem White-Paper "Applying Continuous Improvement to high-end Legal Services" aufgezeigt, wie ein Wandel aussehen kann und was es dabei zu bedenken gilt.

Eine der Hauptaufgaben, so die Autoren des White-Papers, liegt darin, erst einmal ein bestehendes Problem zu identifizieren. Das ist schwieriger, als es sich anhört. Denn wer als Erster den Finger in die Wunde legt, ist bei den Kollegen häufig nicht wohl gelitten. Zudem setzt nach ein paar Jahren eine gewisse Betriebsblindheit ein. An Ineffektivität, die einem Außenstehenden schon auf den ersten Blick ins Auge springt, haben sich die Beteiligten längst gewöhnt. Vorgesetzte müssen deshalb offen sein und zuhören, um herauszufinden, welche Schwierigkeiten bestehen. Häufig jedoch kommen die hilfreichen Hinweise auch von Mandanten – wenn sie sich darüber beschweren, dass etwas in der Mandatsbearbeitung nicht geklappt hat. Ist das Problem identifiziert, muss daraufhin eine Übereinkunft innerhalb der Kanzlei erzielt werden, dass tatsächlich etwas nicht stimmt. Und dass es verändert werden muss.

Gutes Change Management ist somit nichts anderes als gelingende Kommunikation. Nach einer Definition des Beratungsunternehmens PricewaterhouseCoopers wird unter Change Management ein Vorgang verstanden, welcher der Einbeziehung von Beschäftigten aller Unternehmensebenen in die Gestaltung und Umsetzung organisatorischer Übergänge hin zu einer angestrebten Zukunft dient. Er umfasst die Steuerung und Gestaltung von geplanten Veränderungsprozessen in Organisationen und steht im Gegensatz zu ungeplanten oder spontanen Umbrüchen.