Corona und Berufsrecht: Woran Rechts­an­wälte denken müssen

Es ist schnell passiert: Ein Mitarbeiter einer Kanzlei hat sich mit dem Corona-Virus infiziert oder ist möglicherweise Überträger des Virus, er oder sie muss zuhause bleiben oder ins Krankenhaus. Aber auch die Schließung einer Kanzlei ist möglich. Für diesen Fall können Anwälte nicht einfach ihren Geschäftsbetrieb einstellen. Sondern sie müssen sich vorher organisatorisch auf eine solche Situation vorbereiten.

Selbstverständlich ist eigentlich, dass man sich für den Fall, dass ein Kollege überraschend ausfällt, Gedanken über die richtige Vertretungsregelung macht. Dazu ist nach § 53 Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) ohnehin jeder Rechtsanwalt berufsrechtlich verpflichtet, wenn er länger als eine Woche seiner Tätigkeit nicht nachgehen kann. In einer Kanzlei mit mehreren Berufsträgern ist das meist kein Problem,  weil in der Regel alle Rechtsanwälte einer Kanzlei mandatiert sind und sich auch nach außen vertreten dürfen.

Fristen: Kein Pardon, auch nicht für Einzelanwälte

Einzelanwälte aber müssen sich Gedanken machen und mit klaren Anweisungen an das Büropersonal klarstellen, wer bei einem Ausfall z.B. Schriftsätze unterschreibt, auch wenn es nur Anträge auf Fristverlängerung sind. Bei Antragsfristen, die keiner Wiedereinsetzung zugänglich sind, etwa im Sozialrecht, gibt es nur eine Möglichkeit: die Frist einzuhalten.

In anderen Fällen kann nur, wer ausreichende Maßnahmen nachweisen kann, eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand erreichen. Diese nötigen Vorkehrungen betreffen, ganz praktisch, z.B. die Frage, wer Zugriff auf den Fristenkalender hat, egal ob der auf Papier oder elektronisch geführt wird. Hier muss man intern Vorsorge treffen: Es muss vernünftige Vertretungsregelungen für die Mitarbeiter geben und der Zugriff auf die Anwaltssoftware muss von außen möglich sein. Die einzuhaltenden Fristen sowie die entsprechenden Akten müssen zentral an einer Stelle verwaltet werden, auf welche die Vertreter und Verantwortlichen auch Zugriff haben.

Der Bundesgerichtshof formuliert es in einer aktuellen Entscheidung sehr deutlich: "Ein Rechtsanwalt muss allgemeine Vorkehrungen dafür treffen, dass das zur Wahrung von Fristen Erforderliche auch dann unternommen wird, wenn er unvorhergesehen ausfällt. Dabei hat der Einzelanwalt für den Fall einer Verhinderung im Rahmen der ihm obliegenden allgemeinen Vorkehrungen selbst für eine anwaltliche Vertretung Vorsorge zu treffen" (BGH, Beschl. v. 31.7.2019, Az. XII ZB 36/19). Im entschiedenen Fall sollte die Büroangestellte auf die Suche nach einem Kollegen gehen, der einen Schriftsatz unterschreiben könne – und das reicht nicht.

Wer als Einzelanwalt keine Angestellten hat, muss trotzdem Vorsorge treffen (BGH, Beschl. v. 19.2.2019, Az. VI ZB 43/18). Das Argument, eine Erkrankung sei überraschend gekommen und man habe nichts mehr unternehmen können, akzeptiert die Rechtsprechung nicht. Umso weniger gäbe es natürlich irgendeine Entschuldigung bei einer Quarantäne oder gar Erkrankung im Zuge des  Coronavirus, dessen Ausmaß und mögliche Konsequenzen seit Monaten bekannt sind.

Wenn die Kanzlei dicht machen muss

Dramatischer wird die Situation, wenn eine ganze Kanzlei geschlossen werden müsste. Dann muss der Kanzleibetrieb "von außen" weitergeführt werden können.

Ist in einem solchen Fall klar, was mit der Eingangspost geschieht? Wer holt die Post dann wo ab? Wer sorgt für die Verteilung der Eingänge? Wer notiert Fristen? Ist die Rücksendung von Empfangsbekenntnissen, zu der man berufsrechtlich verpflichtet ist, gesichert? Und wer kümmert sich um den Postausgang?

Weniger naheliegend, aber genauso wichtig: Auch der Zugriff auf die Konten der Kanzlei muss geklärt sein, etwa um fristgerecht Gerichtskostenvorschuss einzuzahlen, aber auch um den Eingang von Fremdgeldern zu überwachen.

Kommunikation und Erreichbarkeit sind in allen Unternehmen wichtig. Bei Anwälten haben sie aber noch eine besonders kritische Komponente: Sie müssen nicht nur sicherstellen, dass alle Mitarbeiter einer Kanzlei auch außerhalb des Büros erreichbar sind. Sie müssen auch eine gesicherte Kommunikation gewährleisten, also Kommunikationswege, die auch in eine solchen Ausnahmezustand die Einhaltung der anwaltlichen Verschwiegenheit gewährleisten.

Den Zugriff aufs beA sicherstellen – oder das gute alte Fax

Ist der Zugriff auf das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) geregelt, in dem man Eingänge ebenso gegen sich gelten lassen muss wie postalisch? Das beA bietet sehr gute Möglichkeiten, auch ohne eine physische Unterschrift mit dem signierten Versand Fristen einzuhalten oder zumindest eine Fristverlängerung zu beantragen.

Möglich und zulässig wäre es etwa, einem Rechtsanwalt oder einem mit einem Zertifikat ausgestatteten Mitarbeiter ein Kartenlesegerät und die beA-Karte zuhause zur Verfügung zu stellen, damit Nachrichten gelesen und beantwortet werden können. Auch über ein externes Fax-Gerät oder ein Computer-Fax (bei unterschriebenen, eingescannten Dokumenten) könnte man den Versand von Schriftsätzen von außerhalb der Kanzlei sicherstellen.

Unter Umständen müssen Gerichtstermine verlegt werden, etwa weil Rechtsanwälte oder Mandanten aufgrund einer Vorerkrankung zur Risikogruppe gehören und derzeit nicht reisen dürfen. Dies ist selbstverständlich ein Grund für einen Terminsverlegungsantrag, der aber, auch zur Vermeidung etwa eines Versäumnisurteils, auch gestellt werden muss. In der Verwaltungs- und Sozialgerichtsbarkeit kann etwa auch ohne die Anwesenheit der Beteiligten verhandelt werden und eine Entscheidung ergehen, wenn das Gericht zum Beispiel die Ursache für das Fehlen nicht erfährt. Sind die Aktenzeichen der Gerichtsverfahren greifbar, um das Gericht entsprechend zu informieren?

Auf den ersten Blick mag dies alles etwas abenteuerlich anmuten. Aber bis vor wenigen Wochen wäre auch nicht vorstellbar gewesen, dass bundesweit KiTas und Schulen schließen. Jede Kanzlei, jeder Anwalt sollte sich jetzt Gedanken machen. Wer Vorsorge getroffen hat, hat gute Chancen auf eine Wiedereinsetzung, wenn trotzdem etwas schief geht. Und auch berufsrechtliche Konsequenzen sind dann unwahrscheinlich.

Der Autor ist Geschäftsführer der Rechtsanwaltskammer Köln und Rechtsanwalt in der Kölner Sozietät LLR.