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Was der Schreibtisch über uns verrät: Aufräumen. Jetzt. Ein bis­schen.

von Barbara Stromberg

11.07.2016

2/2: Vorbild Besteckschublade

Ein System zu haben, das Ordnung ermöglicht und Suchen auf eine möglichst geringe Zeitspanne verkürzt -  das ist für jeden Menschen möglich. "Es geht dabei gar nicht um Gleichmacherei oder um das Unterdrücken bestimmter Persönlichkeitszüge, sondern um ganz praktische Vorteile", sagt Kurz. Sein Lieblingsbeispiel: "Jeder hat Zuhause eingesehen, dass das Einsortieren des Bestecks in die Besteckschublade eine gute Sache ist - ohne, dass dafür ein Audit nötig gewesen wäre."

Es ist ratsam, sich auf ein System einzulassen, um den Überblick zu behalten. Natürlich sollte es zum kanzleiinternen System aus Farbcodes, Markierungen und Aktenläufen passen. Dreh- und Angelpunkt ist die gut funktionierende Wiedervorlage. Bewährt haben sich Mappen mit der Sortierung 1 bis 31 und Januar bis Dezember.

Hier finden termingebundene Informationen ihren Platz: Unterlagen oder Notizen für Termine an diesem Tag, Erinnerungen an Aufgaben, Ideenzettel oder Recherche-Ergebnisse für Meetings. Rücksprache-/Jour-Fix-Mappen, in denen man alles sammelt, was man mit den Kollegen besprechen möchte, Projektmappen für die Sammlung von Unterlagen zu bestimmten Projekten sowie Reisemappen unterteilt von Januar bis Dezember.

Für schnelle Notizen gibt es einen Spiralblock für die Verwaltung von To-do-Listen und Tagesnotizen. Für diejenigen, die gerne digital arbeiten, gibt es Programme zur Notizverwaltung, die auch Fotos, Dateien und Lesezeichen aufnehmen. Zudem sollte online wie auf dem Schreibtisch ein Fünf-Fächersystem mit Eingang, Ausgang, zu erledigen, einem Schwebefach für Vorgänge, die Reaktion von anderen erfordern, und dem Ablagefach stehen. Auch im Maileingang und auf dem virtuellen Desktop lohnt es sich, eine Ordnerstruktur zu schaffen, die diese fünf Aktionen abdeckt. Hinter dem Mailordner "Ablage" etwa verbirgt sich dann das mit sinnvoll benannten Unterordnern bestückte Archiv für bereits erledigte Mails.

Check: Ablage schnell erklärt

Woran man merkt, dass das System gut ist? Den Benchmark gibt Kurz vor: "Idealerweise braucht es bei einem guten Schreibtischablagesystem eine Minute, um es anderen zu erklären."

So ein System spart Zeit, bringt Ordnung und Effizienz - und verhindert, dass man in der Liste der schrägen Schreibtischtypen an unerwünschter Stelle eingeordnet wird.

Die Autorin Barbara Stromberg ist freie Journalisten aus Düsseldorf.

Zitiervorschlag

Barbara Stromberg, Was der Schreibtisch über uns verrät: Aufräumen. Jetzt. Ein bisschen. . In: Legal Tribune Online, 11.07.2016 , https://www.lto.de/persistent/a_id/19953/ (abgerufen am: 19.08.2019 )

Infos zum Zitiervorschlag
Kommentare
  • 11.07.2016 19:49, equality

    Ein kurzer Blick auf meinen Schreibtisch im Verhältnis zu meiner Arbeitsorganisation sagt mir: Entweder bin ich die Ausnahme von der Regel oder die Kernaussagen des Artikels sind oberflächlicher Blödsinn.

  • 12.07.2016 17:22, Michael Wirriger

    Bereits vor (gefühlt) 15 Jahren erschien im "Spiegel" eine Untersuchung, welcher Ordnungstyp effektiver arbeite. Ergebnis: Sowohl Ordnungsfanatiker als auch Chaotiker arbeiten gleich effektiv. Denn der "Klarsichthüllentyp" weiß, dass sich das gesuchte Dokument in der roten Mappe Nr. 17 im Regalfach A befindet; der "Chaostyp" weiß, dass sich der gesuchte Zettel in der blauen Einkaufstasche unter dem Sofa neben den Bananenschalen befindet.

    Sehr amüsant war der seinerzeit diesem Artikel folgende Leserbrief: "Zu Ihrem Artikel "Ordnung oder Chaos" haben wir Ihnen einen sehr interessanten Leserbrief geschrieben, den wir Ihnen sofort zusenden, sobald wir ihn wiederfinden"...