Personenbezogene Daten nach dem Ausstieg von Mitarbeitern: E-Mail an den Aus­ge­schie­denen

von Dr. Michael Witteler

27.03.2018

Der Mitarbeiter geht, sein E-Mail-Postfach bleibt. Unbeschränkt nutzen darf der Arbeitgeber die Daten des Ausgeschiedenen jedoch nicht. Immerhin stecken in der Adresse personenbezogene Daten. Worauf zu achten ist, erklärt Michael Witteler.

E-Mails sind aus dem Berufsalltag von Juristen nicht mehr wegzudenken. Die Anwälte haben Zugang zu einem vom Arbeitgeber gestellten E-Mail System, das sie häufig auch privat nutzen dürfen. Dabei sind ihre E-Mail Adressen meist personalisiert, enthalten Vor- und Nachnamen des Beschäftigten und als Endung den Namen der Sozietät. Schon dies sind personenbezogene Daten – und das Email-System ist entsprechend gefüllt damit.

Doch üblich sind nicht nur Emails, sondern gängig ist auch, dass Anwälte die Kanzlei wechseln. Nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen stellt sich jedoch die Frage, wie mit dem personalisierten Email-Account des ehemaligen Mitarbeiters weiter zu verfahren ist.

Schon die Erlaubnis zum Einsehen des Accounts durch den Arbeitgeber hängt auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses davon ab, ob die Privatnutzung des E-Mail Accounts gestattet war. War sie das nicht, darf der Arbeitgeber den E-Mail Account seines (ehemaligen) Mitarbeiters einsehen und gezielt nach geschäftlichen Mails durchsuchen.

Bei erlaubter Privatnutzung ist dies nach wie vor streitig. Wenn der Arbeitgeber die private Nutzung E-Mail-Accounts erlaubt, ist zusätzlich das Telekommunikationsgesetz (TKG) bzw. das Telemediengesetz (TMG) zu beachten. Nach Auffassung der Aufsichtsbehörden ist der Arbeitgeber in diesem Fall Telekommunikationsdiensteanbieter. Er wäre dann an das Fernmeldegeheimnis nach § 88 Abs. 2 S. 1 TKG gebunden. Der Arbeitgeber würde sich bei einer Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafbar machen. Zahlreiche Gerichte vertreten allerdings in letzter Zeit die Auffassung, dass der Arbeitgeber auch bei Gestattung der Privatnutzung nicht Telekommunikationsdiensteanbieter wird (LAG Berlin-Brandenburg, 16.2.2011, AZ: 4 Sa 2132/10; VG Karlsruhe, 27.5.2013, AZ: 2 K 3249/12; VGH Baden-Württemberg, 30.7.2014, 1 S 1352/2013). Eine endgültige Klärung dieser streitigen Rechtsfrage steht allerdings aus. Auch die DSGVO und das neue BDSG schaffen insoweit keine Klarheit.

Arbeitgeber können sich jedoch absichern und die mit der Einsichtnahme verbundenen rechtlichen Risiken dadurch ausschließen, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer verpflichtet, aus dem E-Mail Account vor seinem Ausscheiden alle privaten E-Mails zu entfernen. Das Postfach enthält danach nur noch geschäftliche Mails. Damit kann der Arbeitgeber zumindest in alle bis zu diesem Zeitpunkt eingegangenen E-Mails Einsicht nehmen.

Erlaubnis zur Privatnutzung immer ein Problem

Wichtig ist aber für den Arbeitgeber, dass ihn auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters alle geschäftlichen E-Mails erreichen. Schön wäre es, im Vorfeld alle potenziellen Absender informieren zu können und auf diesem Wege sicher zu stellen, dass keine E-Mails mehr an den Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters geschickt werden. Doch praktisch ist dies unmöglich. Ein gangbarer Weg hingegen ist es, ganz pragmatisch entweder alle eingehenden E-Mails an einen anderen Account weiterleiten zu lassen oder mit einer automatischen Antwortmail die Absender über das Ausscheiden des Mitarbeiters zu informieren und diese zu bitten, ihre Mail nochmals an eine andere E-Mail Adresse zu senden.

Rechtlich erfordert die automatische Weiterleitung allerdings auch eine Einwilligung des ehemaligen Beschäftigten. Nur wenn diese zustimmt, kann der Arbeitgeber diese regelmäßig einfachste und als Dienstleister gegenüber den Mandanten angenehmste Herangehensweise wählen. Der Absender braucht seine Mail dann nicht ein zweites Mal zu schicken und der Arbeitgeber hat sicher Zugriff auf eingehende E-Mails.

Willigt der Mitarbeiter jedoch nicht ein, dann hängt die Frage der Zulässigkeit einer Weiterleitung auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters davon ab, ob die Privatnutzung gestattet war oder nicht. War nur die geschäftliche Nutzung gestattet, dann bestehen gegen eine Weiterleitung rechtlich keine Bedenken. Bei einer erlaubten Privatnutzung hingegen ist das streitig.

Bitte noch mal schicken

Auch das Versenden automatischer Antworten vom E-Mail Account des Mitarbeiters verbunden mit der Bitte an den Absender um eine erneute Sendung der Email stellt eine Nutzung dieses E-Mail Accounts und der personenbezogenen Daten dar. Darin liegt zunächst einmal einen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters. Dieser Eingriff ist aber ungleich geringer als bei einer unmittelbaren Weiterleitung oder gar Einsichtnahme.

Es bestehen daher keine Bedenken dagegen, wenn der Arbeitgeber eine automatische Antwort einrichtet, in der dem Absender mitgeteilt wird, dass der E-Mail Account nicht mehr aktiv genutzt und die Mail weder weiter geleitet noch gespeichert wird. In der Antwortmail kann dem Absender eine andere E-Mail Adresse mitgeteilt werden, an die er seine Mail bitte erneut senden möge. Das gilt im Übrigen unabhängig davon, ob die Privatnutzung des E-Mail Accounts gestattet war oder nicht.

Sowohl die Weiterleitung von E-Mails als auch eine automatische Antwort vom E-Mail Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters setzen voraus, dass der Arbeitgeber die E-Mail Adresse weiter nutzen darf. Der Arbeitgeber hat regelmäßig ein Interesse daran, den E-Mail Account eines Mitarbeiters zumindest eine Zeit lang aktiv zu halten, damit eingehende Mails von Kunden und Geschäftspartnern weiter empfangen werden.

Regelungen zum Account vereinbaren

Hat der Mitarbeiter eine personalisierte E-Mail Adresse, dann steht diesem Interesse des Arbeitgebers aber das ebenso berechtigte Interesse des Arbeitnehmers entgegen, dass der Arbeitgeber seinen Namen nicht weiter nutzt. Doch auch dieser Aspekt ist bislang nicht höchstrichterlich geklärt, es kann indes davon ausgegangen werden, dass das Interesse des Arbeitgebers überwiegt. Sein Recht auf Weiterleitung besteht indes nicht unbeschränkt, eine klar definierte zeitliche Grenze gibt es allerdings nicht. Es wird vertreten, dass eine Weiternutzung maximal für zwölf Monate zulässig sein soll. Danach müsse der E-Mail Account zwingend zu deaktivieren.

Sinnvoll ist es jedenfalls, entweder bereits im Arbeitsvertrag oder spätestens jedoch im Rahmen einer Ausscheidensvereinbarung Regelungen hinsichtlich des Umgangs mit dem E-Mail Account und der personalisierten E-Mail Adresse zu treffen. Darin sollte festgelegt werden, dass der Mitarbeiter vor seinem Ausscheiden alle privaten Inhalte des Postfachs zu löschen hat, dass er einwilligt, dass der Arbeitgeber nach seinem Ausscheiden die E-Mails weiterleitet und wie lange der Arbeitgeber die personalisierte E-Mail Adresse weiter nutzen darf.

Der Autor Dr. Michael Witteler ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei der auf Arbeitsrecht spezialisierten Kanzlei Pusch Wahlig Legal in Berlin.

Zitiervorschlag

Dr. Michael Witteler , Personenbezogene Daten nach dem Ausstieg von Mitarbeitern: E-Mail an den Ausgeschiedenen . In: Legal Tribune Online, 27.03.2018 , https://www.lto.de/persistent/a_id/27041/ (abgerufen am: 18.11.2018 )

Infos zum Zitiervorschlag
Kommentare
  • 27.03.2018 13:43, B.

    Hier zeigt sich der ganze Irrsinn der modernen Datenschutzregulierung. Wegen eines Vor- und Zunamens und des Leichtsinns von Arbeitnehmern, ihre private Post über das Postfach ihres Arbeitgebers abzuwickeln, wird tief in den Betrieb eingegriffen. Anstatt mit Information und Aufklärung dafür zu sorgen, dass Arbeitnehmer mündig genug werden, private Post auch über private Konten zu senden und zu empfangen, fördern wir das ganze noch. Wenn Eltern eines Schülers meinen, die Elternvertreterpost über ihre Arbeits-E-Mail abwickeln zu müssen, sollte das kein Problem deren Arbeitgebers sein. Die Alternative für Arbeitgeber? Neutralisierte Bereichsadressen.

    Auf diesen Kommentar antworten
    • 27.03.2018 15:28, Bürger

      Möglicherweise handelt es sich aber auch nur um eine übertrieben strenge Interpretation der aktuellen Gesetze, die so gar nicht die tatsächlichen Anforderungen wiederspiegelt.

  • 05.07.2018 17:49, ExAnwalt

    Herr Witteler deutet an, dass der Account irgendwann gelöscht werden darf, aber das ist fraglich: Besteht dann nicht die Gefahr, dass der Account von einem neuen Anwalt auf sich registriert wird, dass dann aber ein ehemaliger Kunde des früheren Arbeitgebers davon nix weiß und die Mail irrig an den nun neu registrierten Inhaber des Accounts verschickt? Muss also das alte Mail-Postfach für immer und ewig auf den alten Arbeitgeber registriert bleiben?

    Auf diesen Kommentar antworten
  • 05.07.2018 21:00, Bürger

    @ExAnwalt:

    Es ist davon auszugehen dass es sich ausschliesslich um E-Mail-Konten auf dem Server (somit also auch in der Internet-Domain) des AG's handelt. Diese hat sodann ja die exklusive Kontrolle ob, wann und für wen Adressen eingerichtet werden.
    Sollte tatsächlich ein neuer Mitarbeiter den Selben Namen tragen, wie ein anderer, ehemaliger Mitarbeiter, so kann man die E-Mail-Adresse entweder abwandeln.

    Im Übrigen pflichte ich B.'s Kommentar vom 27.03.2018 13:43 absolut bei. Man darf doch von Menschen des 21. Jahrhunderts erwarten dass sie ihren betrieblichen E-Mail-Zugang auch nur für Belange des AG's nutzen, und für ihre privaten Angelegenheiten eine private Adresse!
    Private Post lässt man sich ja auch nicht regelmässig auf die Arbeit senden.

    Auf diesen Kommentar antworten
  • 24.08.2018 08:56, Michael

    Wie verhält es sich mit dem verschicken von Mails nach dem ausscheiden aus dem Unternehmen die nicht automatisch erzeugt wurde?

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