Verwaltungsgerichte bestätigen Sanktionen der Behörden: Buß­gelder wegen feh­lender Zei­t­er­fas­sungs­sys­teme

"Wir machen das, sobald der Gesetzgeber Klarheit schafft" – dieser Satz hat im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung erstaunlich lange getragen. Verständlich: Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) steht bis heute keine ausdrücklich neue, allgemeine "Stechuhrpflicht". Viele haben daraus den Schluss gezogen, man könne die Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung noch schieben.

Die Realität sieht anders aus und sie spielt nicht im Bundestag, sondern in den Aufsichtsbehörden – und inzwischen auch in der Verwaltungsgerichtsbarkeit. Spätestens seit einem Urteil des Verwaltungsgerichts (VG) Hamburg vom 21. August 2024 (Az. 15 K 964/24) ist der entscheidende Hebel sichtbar: Behörden dürfen die Arbeitszeiterfassung konkret anordnen – und das Gericht bestätigte diese zunehmend gelebte Vollzugspraxis (nicht nur in Hamburg) – auch in einem weiteren Fall ausdrücklich.

Die Zuständigkeit für diese Fälle liegt bei den Verwaltungsgerichten, weil in diesen Fällen die Aufsichtsbehörden – in der Regel die Gewerbeaufsichtsämter – durch Verwaltungsakt und Verwaltungsvollstreckung handeln.

Aber noch mal einen Schritt zurück – warum müssen die Arbeitszeiten erfasst werden?

Zwei Entscheidungen, eine Pflicht: EuGH 2019 und BAG 2022

Der Ausgangspunkt liegt auf europäischer Ebene. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat in der Entscheidung CCOO/Deutsche Bank (Urt. v. 14.05.2019, Az. C-55/18) klargemacht, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit und damit Ruhe- und Höchstarbeitszeiten kontrollierbar sind.

Deutschland hat dafür bisher keine gesetzliche Regelung geschaffen – was etwa über eine neue Generalklausel im ArbZG möglich wäre. Weil es kein ausdrückliches Gesetz gibt, leitete das Bundesarbeitsgericht (BAG) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem Arbeitsschutzrecht ab. Im Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) lautete der zentrale Leitsatz:  Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen, sofern keine unionsrechtlich zulässige Ausnahme greift.

Und jetzt wird es spannend. Selbst das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) beschreibt diese Rechtslage in seinen FAQ inzwischen entsprechend deutlich: Es bestehe eine Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung aufgrund unionskonformer Auslegung des ArbSchG.

Vollzug statt Gesetzgebung – mit hohen Bußgeldern

Die Frage, die Unternehmen in der Praxis umtreibt, lautet weniger "Gibt es die Pflicht?" als: Was passiert, wenn wir nicht erfassen? Zu dieser Frage hat sich die Behördenpraxis spürbar verschoben. Sie behandeln die Arbeitszeiterfassung zunehmend – wie von der BAG-Rechtsprechung vorgegeben als Thema des Arbeitsschutzes mit entsprechenden Maßnahmen zum Vollzug der Vorgaben.

Die Auslöser für ihr Tätigwerden können unspektakulär sein: eine (auch anonyme) Beschwerde (durch ehemalige oder aktuelle Mitarbeiter/Betriebsräte), eine Kontrolle, Auffälligkeiten bei Ruhezeiten oder schlicht der Eindruck, dass ohne Aufzeichnungen eine Überprüfung der ArbZG-Vorgaben kaum möglich ist.  

VG Hamburg 2024: Behörden dürfen anordnen – und brauchen kein "neues Gesetz"

Das Hamburger Urteil liest sich wie ein Lehrstück für die neue Praxis, die Unternehmen zwingend kennen sollten. Im dortigen Fall ordnete die Behörde u.a. an,

• Arbeitszeitaufzeichnungen für bestimmte Monate vorzulegen (u.a. unter Verweis auf Aufsichtsgrundlagen in § 17 I, IV ArbZG), und
• zukünftig die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten nachvollziehbar aufzuzeichnen; Mindestinhalt: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Dauer (unter Bezugnahme auf den BAG-Beschluss – in diesem Fall noch ohne Bußgeldandrohung).

Ein Bußgeld an sich ordnete die Behörde in diesem Fall noch nicht an. Kommt es zu einer Wiederholung oder einer Nichtumsetzung der Anordnungen, folgen in der Regel Bußgelder.

Kern der Entscheidung ist aber die öffentlich-rechtliche Durchsetzbarkeit: Das VG Hamburg stützt die Anordnung zur künftigen Erfassung auf § 22 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 ArbSchG. Danach können alle zur Durchsetzung der aus §§ 3 bis 14 ArbSchG folgenden Arbeitgeberpflichten dienlichen Maßnahmen ergriffen werden.

Besonders praxisrelevant: Für diese Generalklausel ist keine besondere Gefahr für Leben oder Gesundheit erforderlich. Vielmehr dient sie der Beseitigung bevorstehender oder andauernder Verstöße. Das VG sagt ausdrücklich, dass es keiner weiteren gesetzlichen Umsetzung "aus Gründen der Klarstellung oder Konkretisierung" bedarf. Mit anderen Worten – die Rechtslage ist klar: Arbeitszeiten müssen erfasst werden.

Damit ist die Leitplanke auch in der Praxis gesetzt: Unternehmen können sich nicht mehr darauf zurückziehen, dass der Gesetzgeber das ArbZG noch nicht angepasst oder gar modernisiert hat. Die Pflicht wird – wenn nötig – per Bescheid "vollziehbar gemacht".

Was droht, wenn keine Arbeitszeit erfasst wird?

Erfassen die Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten nicht, gibt es drei Risikostufen, denen sich die Unternehmen ausgesetzt sehen:

Stufe 1: Kontrolle, Auskunft, Vorlage – und plötzlich müssen Daten her

Schon das erste behördliche Einschreiten ist für Geschäftsführer und Entscheider unangenehm, nicht zuletzt, weil ihnen die Rechtslage und die Risiken nicht vertraut sind. Oft werden Ausmaß und Ernsthaftigkeit der Arbeitsschutzpflicht erst mit Eintreffen des Briefes von der Aufsichtsbehörde bewusst. Denn dann müssen sie innerhalb kurzer Zeit Ansprechpartner benennen, Daten suchen, sich interne abstimmen und dokumentieren. Im Hamburger Fall verlangte die Behörde konkrete Aufzeichnungen für vergangene mehrere Monate und ordnete parallel die künftige Erfassung an.

Stufe 2: Der Bußgeldhebel entsteht häufig erst nach der Anordnung

Ein verbreitetes Missverständnis lautet: "Wenn es keine ausdrückliche Bußgeldnorm für das bloße Nicht-Einführen gibt, passiert nichts." In der Praxis kann aber eine behördliche Anordnung ergehen. Wird diese nicht befolgt, dann greifen die Bußgeldvorschriften des ArbSchG: § 25 Abs. 2 ArbSchG sieht je nach Tatbestand empfindliche Geldbußen vor.

Die Bußgelder sind über einen Bußgeldkatalog übrigens ausrechenbar.

Wer nach der Lektüre des Bußgeldkatalogs das Thema Arbeitszeiterfassung mit dem Argument, es gibt kein Gesetz, weiterhin unbeachtet lässt, benötig einen weiteren Anwalt, nämlich einen guten Strafrechtler.

Stufe 3: Die "stillen Kosten": Prozesse, Governance, Reputationsrisiko

Die teuersten Folgen stehen oft nicht im Bescheid. Ohne belastbare Arbeitszeitdaten wird die Kontrolle des Arbeitszeitgesetzes schwer steuerbar: Denn die Unternehmen sollten Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit, "Off-the-clock work", Nachträge, mobile Arbeit nachvollziehen können. Zudem fehlt bei Streitigkeiten etwa über Überstunden, Belastung, Vergütung  ohne Zeiterfassung das wichtigste Verteidigungsmaterial, weil Substanz für den Sachvortrag fehlt. Auch das kann Motivation sein, die Arbeitszeiten zu erfassen.

Vertrauensarbeitszeit ist nicht tot

Weder EuGH noch BAG verbieten dabei flexible Modelle. Der Punkt ist ein anderer: Flexibilität braucht Messbarkeit, sonst ist Arbeitszeitschutz nicht kontrollierbar. Genau deshalb betont das VG Hamburg auch den Gestaltungsspielraum: Die Behörde verlangt keine bestimmte Software – sie verlangt, dass die Pflicht erfüllt wird (Mindestinhalt: Beginn, Ende, Dauer).

Das ist insbesondere für Vertrauensarbeitszeit ein wesentlicher Punkt. Nur weil die Mitarbeiter sich ihre Zeiten frei einteilen dürfen, entbindet es die Verantwortlichen nicht davon, die Arbeitszeitvorgaben einzuhalten.

Was Unternehmen tun sollten

Wer als Arbeitgeber die Vorgaben von EuGH, BAG und BMAS erfüllen, etwas für den Arbeitsschutz der Beschäftigten etwas für den Arbeitsschutz der Beschäftigten tun und drohende Bußgelder umgehen möchte, sollte aktiv werden.

Jeder Arbeitgeber sollte ein System einführen, das zur Realität im jeweiligen Unternehmen passt (Schicht, Außendienst, Mobile Work) und die Mindestanforderungen (Erfassen von Anfang, Ende, Pause) erfüllen.

Dabei ist die Governance zu regeln. Das bedeutet: Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, Arbeitszeitkorrekturen umzusetzen, die Pausenzeiten kennen bzw. diese muss unternehmensspezifisch funktionieren. Außerdem sollten Verantwortlichkeiten klar und strukturiert sein, sodass nicht HR für alle Mitarbeiter die Vorgaben kontrolliert, sondern die Führungskräfte die Arbeitszeitvorgaben im Blick haben sollten. Und: Die Kommunikation nach innen ist wichtig. Sowohl die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter sollten die Arbeitszeitvorgaben nicht nur kennen, sondern auch intern umsetzen.

Zudem sollten Unternehmen auf mögliche Behördenschreiben vorbereitet sein. Dafür ist intern zu klären, wer auf ein mögliches Auskunftsverlangen reagiert, wo die Daten liegen und wie schnell diese zur Verfügung gestellt werden können.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist nicht "neu". Neu ist, dass sie durchgesetzt wird – und dass Gerichte wie das VG Hamburg diesen Kurs ausdrücklich stützen. Wer jetzt sauber umstellt, behält Gestaltungsspielräume. Wer wartet, bekommt die Pflicht im Zweifel per Anordnung serviert – inklusive Fristen, Nachweislast in der Praxis und einem Bußgeldpfad, der plötzlich sehr real wirkt und sehr teuer wird.

Dr. Dominik Sorber und Dr. Michaela Felisiak sind Anwälte in München und auf das Arbeitsrecht spezialisiert und jede Woche in Ihrem Podcast FairPay zu hören.