Stress im Job - Zeitmanagement für Anwälte: "Zeitnot ist kein Betriebsunfall"

Interview von Dr. Anja Hall

25.09.2014

Aktenberge, Gerichtstermine, wichtige Fristsachen, dazu noch Mandantenakquise und Mitarbeiterführung – Anwälte kämpfen in ihrem Berufsalltag an verschiedenen Fronten, und immer ist die Zeit knapp. Warum Zeitmanagement-Ansätze aus dem Lehrbuch nur selten weiterhelfen und was der Unterschied ist zwischen effektivem und effizientem Arbeiten, erläutert Johanna Busmann im Interview.

 

LTO: Frau Busmann, Sie sind der Ansicht, dass herkömmliche Zeitmanagement-Theorien "effizienten Aktionismus" verbreiten. Wie meinen Sie das?

Busmann: Seit es Zeitmanagement als Lerndisziplin gibt, hoffen Anwälte, die Zeitnot und ihre externen Verursacher durch die exakte Planung eines jeden Tages in den Griff zu kriegen. Dabei lernen sie auch heute noch von so manchem Zeitmanagement-Papst, dass sie Zeitpuffer freihalten, Störungen im Ablauf minimieren und Tages- und Wochenpläne erstellen sollen. Das große Versprechen ist: Sie sollen damit aufgelaufene Aufgaben effizient bewältigen können.

LTO: Was ist daran falsch?

Busmann: Es hilft Anwälten nicht. Das herkömmliche Zeitmanagement setzt nämlich erst an, wenn die Aufgaben schon auf dem Tisch liegen. Nehmen wir die sogenannte ABC-Analyse, die dabei hilft, Aufgaben zu priorisieren. Ihre Schwäche ist, dass sie lediglich eingehende Aufgaben strukturiert. Das nimmt auf Dauer viel mehr Zeit in Anspruch als die Antwort auf die Frage: Ist das, was ich da tue, langfristig wichtig?

LTO: In Ihrem Zeitmanagement-Ansatz unterscheiden Sie zwischen Effizienz und Effektivität. Können Sie das an einem Beispiel erklären?

Busmann: Wenn der bisherige Keller zu klein für die Akten-Ablage geworden ist, mietet ein effizienter Anwalt einen größeren Kellerraum. Er reagiert sofort und ist das Problem im Moment los, kriegt es aber nach einem Jahr erneut. Für den effizienten Anwalt ist der zu kleine Keller, wie alle Störungen und Hindernisse, ein Ärgernis und die Chance, sich in der Gegenwart kurzfristig als "Macher" zu beweisen. Ein effektiver Anwalt lässt alle Akten einscannen. Das kostet zwar im Moment viel Zeit und ein neues IT-System, doch fünf Monate später nutzen die Mitarbeiter den leeren Keller vielleicht als Fitnessraum. Für den effektiven Anwalt ist der zu kleine Keller, wie alle Störungen und Hindernisse, ein Hinweis auf die Chance, etwas dauerhaft zu optimieren und die Zukunft langfristig zu gestalten.

"Wichtig sind Mitarbeiterführung, Akquise und Fristsachen"

LTO: Abgesehen von der Aktenablage – woran erkennt man einen effektiven Anwalt noch?

Busmann: Der effektive Anwalt definiert die Rangfolge der Arbeiten: Wichtiges erledigt er sofort, egal wie langsam das dauert. Wichtig sind ihm Mitarbeiterführung, Akquise und Fristsachen. Der Rest wird gebündelt, zu großen Teilen delegiert und neu strukturiert. Dasselbe beherzigt sein Service-Team: Wichtig sind dessen eigenständige Kontakte zum Mandanten und alle Beweise unbedingter Servicebereitschaft. Das Faxen einer Mitteilung ans Gericht kann dagegen oft warten. Der effektive Anwalt verfügt Fristsachen am Tag ihres Eingangs und erledigt sie lange vor Fristende, zeittaktische Erwägungen einmal ausgenommen.

LTO: Das klingt  nach der klassischen ABC-Analyse…

Busmann: Es geht darüber hinaus. Der effektive Anwalt beginnt lange bevor Arbeiten ins Haus kommen mit der Frage: Welche Mandate will ich überhaupt? An wen delegiere ich Mandate komplett, die ich nicht selbst bearbeiten will? An wen delegiere ich Teile von erwünschten Mandaten? Das Mini-Mandat im zukünftig dominanten Rechtsgebiet kann für die Marktpositionierung wichtiger werden als es das einträgliche Dauermandat bis heute war.

LTO: Wodurch geraten Anwälte in Zeitnot?

Busmann: Zeitnot ist kein Betriebsunfall, sondern Ergebnis eigenen Denkens und Verhaltens. Ich sage daher lieber, dass sich Anwälte in Zeitnot begeben. Ich kam erstmals darauf, als ich vor mehr als 15 Jahren eine Strukturschwäche von Anwälten bemerkte. Sie fragten sich dauernd, ob sie sich es leisten können, dieses Mandat abzulehnen. Die Frage müsste aber lauten: Kann ich mir leisten, dieses Mandat anzunehmen?

"Anwälte haben Angst, Mandanten zu vergraulen"

LTO: Was steckt hinter dieser Strukturschwäche?

Busmann: Auch heute noch haben viele Anwälte Angst, wie ein Unternehmer zu denken und zu handeln. Sie haben vor allem Angst, Mandanten zu vergraulen, wenn sie ortsübliche Stundensätze vereinbaren oder Mandanten wegschicken.

Stattdessen lassen sie sich erstaunlich bereitwillig knechten von umgangsrechtlichen Mandanten-Fragen im Familienrecht, sitzen mit ihren Akten bis 23 Uhr im Bett und rechnen diese auch noch nach RVG ab. In der Kanzlei legen sie Wert darauf, ihren Terminkalender selbst zu führen und in Mandanten-Erstgesprächen die Datenerfassung höchstpersönlich zu erledigen. Solche Anwälte klagen besonders gern und lange über Zeitnot!

LTO: Stress-Verursacher sind Ihrer Ansicht nach auch Rollen, die der Anwalt nur ungern ausfüllt. Was bedeutet das?

Busmann: Ein Anwalt, der es wichtig findet, für ein Akquise-Vorhaben Zeiten frei zu räumen, wird in der Rolle des Aktenbearbeiters den Eindruck haben, Zeit zu vergeuden. Ein Strafverteidiger, überall gerühmt und demnächst Buchautor wegen seiner besonderen Kenntnisse im Wiederaufnahmeverfahren, wird in der Rolle des Chefs in Zeitnot geraten.

LTO: Es ist aber auch keine Option, die Akten einfach liegen zu lassen oder sich vor der Mitarbeiterführung zu drücken. Was raten Sie stattdessen?

Busmann: Beiden Anwälten steht eine Aufsplittung ihrer ungeliebten Rollen bevor. Teile ihrer ungeliebten Rollen haben sie zu delegieren, andere neu zu strukturieren. Tätigkeiten in den von ihnen geliebten Rollen sollten sie dagegen noch ausdehnen, sofern diese den langfristigen Kanzlei-Zielen dienen.

LTO: Frau Busmann, vielen Dank für das Gespräch.

Johanna Busmann ist als selbständiger Coach und Trainerin spezialisiert auf die Beratung von Rechtsanwälten und Kanzleien. Sie doziert an verschiedenen juristischen Fakultäten und ist Autorin von "Chefsache Mandantenakquisition" (De Gruyter).

Das Interview führte Anja Hall.

Zitiervorschlag

Anja Hall, Stress im Job - Zeitmanagement für Anwälte: "Zeitnot ist kein Betriebsunfall". In: Legal Tribune Online, 25.09.2014, http://www.lto.de/persistent/a_id/13304/ (abgerufen am: 30.07.2016)

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