Kanzlei-Zertifizierung: Teures Gütesiegel für Büroorganisation

von Jens Kahrmann

20.09.2012

Beinahe 160.000 zugelassene Rechtsanwälte gibt es derzeit in Deutschland. Wer im Wettbewerb bestehen will, muss sich zu vermarkten wissen. Manche Anwaltskanzleien haben inzwischen ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt, mit dessen Zertifizierung sie werben. Jens Kahrmann berichtet über Wert und Unwert solcher Gütesiegel.

 

Auf Homepages diverser Rechtsanwaltskanzleien prangen bunte Siegel von Prüfunternehmen wie dem Technischen Überwachungsvereinen (TÜV) und der DEKRA. Sie zeugen von Zertifizierungen des kanzleiinternen Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001.

TÜV und DEKRA stehen landläufig für Genauigkeit und Sicherheit, in erster Linie natürlich im Hinblick auf Automobile. Was kann also schief gehen, wenn sich ein rechtssuchender Bürger an eine Kanzlei wendet, die sich mit entsprechenden Siegeln schmückt?

Die Antwort lautet: Einiges. Denn zertifiziert wird anders als bei Fachanwaltstiteln keinesfalls irgendeine Art von fachlicher Qualifikation.  Attestiert wird lediglich, dass die Kanzlei ein sogenanntes Qualitätsmanagementsystem für die Büroorganisation eingeführt hat, das den sehr grob gehaltenen Vorgaben der Norm DIN EN ISO 9001 entspricht. Dazu gehören zum Beispiel bestimmte Qualitätsziele und standardisierte Arbeitsabläufe für die Vergabe von Beratungsterminen.

Nutzen für die Kanzlei

Diverse Beratungsdienstleister helfen bei der recht aufwändigen Erstellung solcher Qualitätsmanagementsysteme und begleiten die Anwaltsbüros auf dem Weg zum begehrten Gütesiegel. Sie weisen unisono  – nicht ganz uneigennützig - auf diverse Vorteile einer Zertifizierung hin. Der Ruf von Kanzleien werde verbessert, sodass die Mandantenakquise leichter falle. Auch würden durch die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems  die Mitarbeiter besser qualifiziert und Fehlerquellen durch die Erarbeitung unmissverständlicher Arbeitsanweisungen ausgeschlossen.

Die Kanzleiorganisation von Fachanwältin Dr. Gabriele Sonntag wurde als erste Kanzlei in Fürth zertifiziert. Gegenüber LTO sieht sie die Wirkungen von Zertifikaten etwas differenzierter:  "Bei uns waren die Betriebsabläufe schon vorher gut."  Gewisse Verbesserungen habe es aber gegeben, da das Bewusstsein für Qualität in der Kanzlei noch weiter gestiegen sei. "Außerdem gehört zum Qualitätsmanagementsystem die Einholung von Kundenfeedback dazu – und dieses Feedback ist ebenfalls hilfreich."

Manchmal kann eine Zertifizierung auch erforderlich sein. In öffentlichen Ausschreibungen wird mitunter nämlich gefordert, dass bewerbende Kanzleien ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem vorweisen können.

Kostspielige Zertifizierung

Die Vorteile eines Gütesiegels haben aber ihren Preis. Bei der TÜV Rheinland Cert GmbH kostet sie für eine Kanzlei mit einem bis fünf Mitarbeitern ca. 5.000 EUR, wenngleich Angebote stets von individuellen Faktoren abhängen.

Wer darüber hinaus einen Berater beauftragt, um ein Qualitätsmanagementsystem zu entwerfen, muss mit weiteren Kosten rechnen. Eine Beratungsfirma nannte gegenüber LTO für eine kleine Kanzlei eine grobe Größenordnung von 8000 EUR, wobei auch hier die individuellen Faktoren und der Umfang der Beratung und der eigenen Vorarbeit den Preis stark beeinflussen. Da die Zertifikate außerdem regelmäßig erneuert werden müssen, entstehen zusätzliche Folgekosten.

"Meines Erachtens lohnt sich eine Zertifizierung mit den dadurch erfolgenden internen Optimierungen erst für Kanzleien mit 20 oder mehr Mandatsträgern", sagt Udo Henke, Geschäftsführer des Deutschen Anwaltsvereins. "Denn bei den meisten Mandanten kann man mit diesem Qualitätssiegel nicht wirklich punkten." Ein Befund, den Rechtsanwältin Dr. Sommer bestätigt: "Bei mir kommt keiner in die Kanzlei, nur weil er das Zertifikat gesehen hat."

Irreführung des Verbrauchers?

Ob der Verbraucher von einem Qualitätsmanagementsystem in der Kanzlei des Anwalts seines Vertrauens stark profitiert, ist fraglich. Denn die Einhaltung qualitativer Mindeststandards sollte er von jeder Kanzlei erwarten können. Die Frage ist vielmehr, ob der Durchschnittsverbraucher die Zertifizierungen nicht möglicherweise als irreführend empfinden kann. Johannes Keller von der Bundesrechtsanwaltskammer sieht diesbezüglich kein Problem: "Ein Zertifikat für Qualitätsmanagement ist keine Irreführung."

Dass die Grenzen zur Irreführung fließend sein können, beweist allerdings ein Fall, in dem ein Anwalt, auf Geschäftsbriefen neben das Zertifizierungssiegel unter anderem den Satz "Wir sind zertifiziert" platzierte. Ein Konkurrent klagte daraufhin erfolgreich auf Unterlassung.  Das Oberlandesgericht Hamm (Urt. v. 31.01.2012, Az. 4 U 100/11) sah in dieser Werbemaßnahme eine irreführende Handlung. Jedenfalls ein nicht unerheblicher Teil der maßgeblichen allgemeinen Verkehrskreise nehme bei dieser Art der Werbung mit dem Siegel irrig an, dass sich die beworbene Zertifizierung auch auf die Qualität der Dienstleistungen beziehe.

Insgesamt bleibt festzuhalten, dass eine Zertifizierung der Kanzleiorganisation nach DIN EN ISO 9001 wohlüberlegt sein will. Bildet das Siegel aufgrund seiner derzeit nicht so großen Verbreitung auch ein gewisses Alleinstellungsmerkmal, so taugt es als Werbung doch nur sehr beschränkt. Wer derart am Markt etabliert ist, dass er sich eine Zertifizierung ohne weiteres leisten kann, hat sie in den meisten Fällen vermutlich ohnehin nicht nötig.

Zitiervorschlag

Jens Kahrmann, Kanzlei-Zertifizierung: Teures Gütesiegel für Büroorganisation . In: Legal Tribune Online, 20.09.2012, http://www.lto.de/persistent/a_id/7126/ (abgerufen am: 24.08.2016)

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Kommentare
  • 14.03.2013 08:12, Dr. Christian Bock

    Sehr geehrter Herr Kahrmann,

    ich habe Ihren Beitrag über die Kanzlei-Zertifizierung gelesen. Leider bedienen Sie darin diverse Klischees, die über die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems im Umlauf sind.
    Sie haben Frau Dr. Sonntag zu ihrem Qualitätsmanagementsystem befragt. Die Zertifizierung der Kanzlei von Frau Dr. Sonntag habe ich seinerzeit durchgeführt. Hierzu muss man wissen, dass die Kanzlei von Frau Dr. Sonntag einer Matrixzertifizierung angehört. Dabei wird eine größere Anzahl von Kanzleien - etwa 30 - gepoolt. Die Kanzleien erhalten ein identisches Qualitätsmanagementhandbuch und werden in Workshops geschult, wie sie ihre Abläufe auf das Qualitätsmanagementhandbuch anzupassen haben. Das ist Unsinn, weil ein Qualitätsmanagementhandbuch ein hochindividuelles Produkt ist, weil in jeder Kanzlei die Abläufe unterschiedlich sind.
    Im Hinblick auf die Kanzlei von Frau Dr. Sonntag stimmen die von Ihnen mitgeteilten Preise nicht, die Matrixzertifizierung ist deutlich günstiger.Im übrigen sind die Preise einer Einzelzertifizierung von der Kanzleigröße abhängig, weil sich danach die Dauer des Zertifizierungsaudits richtet.
    Leider ist auch die Aussage von Herrn Henke unzutreffend. Es lässt sich noch nicht einmal bei einer Einzelkanzlei über die Sinnhaftigkeit der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems diskutieren. Vor diesem Hintergrund halte ich Ihre Vermutung, dass derjenige, der am Markt etabliert ist, eine Zertifizierung nicht nötig hat, zumindest teilweise für falsch. Sie müssen unterscheiden zwischen der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems einerseits und der Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystems andererseits. Über die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems in einer Anwaltskanzlei - gleich welcher Größe - lässt sich nicht diskutieren. Wer so etwas nicht hat, arbeitet zumindest teilweise unprofessionell. Es lässt sich aber darüber streiten, ob es sinnvoll ist, das Qualitätsmanagementsystem zertifzieren zu lassen. Richtig ist, dass der freie Markt auf ein Zertifikat nicht reagiert. Mittlerweile gibt es aber einige Rechtsschutzversicherer (z.B. Huk Coburg, DRS GmbH), die keine Rechtsanwaltskanzlei mehr empfehlen, die nicht zertifiziert ist. Das hat vor allem für kleinere Kanzleien eine erhebliche Umsatzrelevanz.Auch im Kostenbereich bedeutet ein Qualitätsmanagementsystem bares Geld.

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  • 29.12.2015 21:41, Gregor Samimi

    Unsere Kanzlei hat im September 2015 den Zertifizierungsprozess erfolgreich durchlaufen. Die Kraftanstrengung hat sich ausgezahlt. Auch das Berliner Anwaltsblatt hat kürzlich und ausführlich über das Thema berichtet.

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