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Schluss mit Bürozeiten und Sprechstunden, besetzten Telefonen und Anrufbeantwortern: Heutzutage gibt es moderne webbasierte Kommunikationsplattformen, die Kanzleien und ihre Mandanten verbinden. Rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr können beide Seiten den aktuellen Stand der Akte einsehen und damit arbeiten.
Kundenorientierung hat sich neben fachlicher Kompetenz als wichtiger Erfolgsfaktor einer modernen Kanzlei erwiesen. Ein Anwalt, der mehr Zeit für die zentralen Anliegen seiner Mandanten aufwenden kann, verschafft sich einen klaren Vorteil im Wettbewerb und setzt zugleich damit auch neue Maßstäbe im Kundenservice. Dabei helfen so genannte webbasierte Kommunikationsplattformen.
Diese ermöglichen dem Mandanten über ein persönliches Passwort rund um die Uhr den Zugriff auf seine elektronische Akte, die dabei optimalerweise stets auf dem Server der Kanzlei verbleibt. Die Kanzlei gewährt dem Mandanten bestimmte Zugriffsrechte, mit denen dieser zu jeder Zeit auf einfache Art und Weise alle relevanten Informationen zum aktuellen Status seines Verfahrens einsehen kann: Korrespondenzverlauf, Schriftsätze oder Ansprechpartner.
Zudem ermöglicht eine derartige Anwendung für beide Seiten den komfortablen Up- und Download von Dokumenten und Fotos, bietet eine Übersicht über Fristen, Termine und die aktuellsten Entwicklungen in dem jeweiligen Verfahren sowie die Möglichkeit, Nachrichten zu schreiben.
Das Ergebnis: Weniger Wartezeiten, verminderter Arbeitsaufwand, höhere Effizienz. Für den Anwalt oder Notar selbst entsteht dadurch idealerweise keinerlei Mehrarbeit, da eine moderne Software in der Regel die freigegebenen Daten und Dokumente automatisch an die elektronische Akte übermittelt und den Mandanten unmittelbar im Anschluss darüber per E-Mail informiert.
Selbstverständlich hat höchste Sicherheit im Umgang mit den sensiblen Mandantendaten absolute Priorität. Mehrstufige Sicherheitsverfahren können unter anderem den unberechtigten Zugriff Dritter auf die Kommunikationsplattform verhindern. Hochsicherheitsserver gewährleisteten dabei eine geschützte Übertragung der sensiblen Daten per moderner 128 Bit SSL-Verschlüsselung aller Transferwege.
Eine webbasierte Kommunikationsplattform kann Kanzleien unter anderem neue Freiräume für das persönliche Gespräch und die individuelle Beratung des Mandanten schaffen – ein klarer Wettbewerbsvorteil durch konsequente Kundenorientierung.
Der Autor Christoph Dyk ist Fachanwalt für Familienrecht in Landshut und Mitglied der Arbeitsgemeinschaft IT-Recht im Deutschen Anwaltsverein.
