Aus Erfahrungen lernen

Aus Erfahrungen lernt man: Wer einmal die heiße Herdplatte berührt hat, wird es kein zweites Mal tun. Dennoch unterlaufen uns vor allem bei komplexen Projekten oder der Arbeit im Team wiederholt dieselben Fehler. Kanzleien, die ihre Erfahrungen systematisch sammeln und bewerten, können diese nicht nur effizienter nutzen, sondern auch die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter erheblich verkürzen.

"Erfahrungen sind oftmals komplexe Zusammenhänge vieler Faktoren aus unterschiedlichen Bereichen unseres Denkvermögens und unserer Gefühlswelt", erläutert Dr.-Ing. Wolfgang Sturz, Geschäftsführender Gesellschafter des Instituts für Management und Kommunikation (IMK) GmbH, die Problematik des Erfahrungslernens.

Bei vielschichtigen Projekten könne ein einziges Problem eine Vielzahl von Ursachen haben. Um auch nur punktuell etwas für die Zukunft zu verbessern, müssten alle diese Probleme in Angriff genommen werden. Hinzu käme, dass viele Erfahrungen nicht klar dokumentiert werden und so bis ins Unkenntliche verschwimmen, während man sie längst wieder brauchen könnte.

Erfahrungen identifizieren, strukturieren und kodieren

Schon einfache Checklisten können helfen, Erfahrungen besser nutzbar zu machen. Dies trifft laut Sturz auf kollektive Erfahrungen ebenso zu wie auf individuelle. Dazu müssten diese jedoch zunächst als solche identifiziert, strukturiert und schließlich kodiert werden.

Eine Methode zur Förderung der Wissensnutzung und des Wissensaustauschs, die vor allem im Projektmanagement Anwendung findet, wird "Lessons Learned" genannt. Ziel der Lessons Learned ist die Steigerung der Effizienz einer Organisation durch Vermeidung wiederholter Fehler und unnötiger Arbeit sowie die Zugänglichkeit des gesammelten Wissens für alle Mitarbeiter.

Hierzu muss die Dokumentation der Erfahrungen in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden, beispielsweise bei Abschluss eines Verfahrens. Zudem sollten Vorgaben festgelegt werden, welche Aspekte dokumentiert werden sollen. Etwa Fragen nach dem Mandanten, Verfahrensverlauf, Personalressourcen, Recherchemethoden, Softwarenutzung, Problemen/Fehlern und Erfolgen sowie Empfehlungen für ähnliche Prozesse.

Zudem sollten die entsprechenden Erkenntnisse in einer allen zugänglichen Datenbank eingepflegt werden. Damit die Lessons Learned auch bisher Unbeteiligten gut vermittelt werden können, empfiehlt sich die Analyse und Aufbereitung durch fachkundige Anleitung.

Wissensmanagement ist eine Frage der Unternehmenskultur

Ohne Fleiß also kein Preis: "Effektives Wissensmanagement erfordert einen gewissen Aufwand und ein professionelles methodisches Konzept " betont Dr. Sturz. Zudem müsse innerhalb der Kanzlei die Bereitschaft bestehen, Wissen zu teilen und sich gegenseitig weiterzuhelfen, damit individuelle Fehler nicht aus Angst vor möglichen Konsequenzen unter den Teppich gekehrt würden.

Die Einführung einer solchen Wissensmanagement-Methode lohnt sich daher vor allem auf lange Sicht und für große Kanzleien, die eine offene, fördernde Unternehmenskultur pflegen. Die systematische Reflexion und Dokumentation kann allerdings auch dem Einzelnen helfen, seine Erfahrungen für zukünftige Projekte effizienter zu nutzen – sofern man die nötige Konsequenz und Struktur mitbringt.