Verhandlungsführer in komplexen Projekten

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5 Milliarden Euro betrugen ursprünglich die Forderungen, die Airbus als Beteiligung an den Mehrkosten für den Militärtransporter A400M von seinen Kunden verlangte. Ein anschauliches Beispiel für einen Fall, in dem beide Seiten einen geschickten Verhandlungsführer mit besonderen Qualitäten benötigten: einen Juristen, Techniker und Projektmanager in einer Person - kurz: einen Claim Manager.

Claim Management, Nachforderungsmanagement oder Anspruchsmanagement – vielfältig sind die Begriffe für ein vielfältiges Aufgabengebiet. Claims sind Forderungen, die sich aus Abweichungen des realen vom geplanten Projektverlauf ergeben. Häufig sind Claims im ursprünglichen Vertrag nicht berücksichtigt oder geregelt und deshalb zwischen den Parteien streitig.

Die Auseinandersetzung mit Nachforderungen gehört mittlerweile zum Tagesgeschäft des Projektmanagements, speziell im Maschinen- und Anlagenbau, in Forschung und Entwicklung und in allen Bereichen, in denen komplexe technische Materie Hand in Hand geht mit komplizierten Verträgen. "Hinzu kommt, dass die Abwicklung von Anlagenprojekten durch immer längerfristige und weiter reichende Vertragsbeziehungen störanfälliger geworden ist", stellt Volker Stroh vom Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V. VDMA fest, dessen Arbeitsschwerpunkt u.a. das Claim Management ist. Ziel des Claim Managements ist die Minimierung von Auftragsrisiken und die Sicherung des Ertrages.

Der Claim Manager wird dabei idealerweise sowohl präventiv in der Angebots- und Verhandlungsphase sowie projektbegleitend in der Auftragsabwicklung tätig. Zu seinen Aufgaben gehört die antizipierende Vertragsgestaltung, also die Überlegung, welche der beschriebenen Leistungen zeitkritisch oder störanfällig sein und zu möglichen Nachforderungen führen könnten sowie die Umsetzung in vertragliche Regelungen.

"Ein Claim Manager sollte insbesondere über die Bereitschaft verfügen, über den juristischen Tellerrand hinauszublicken", betont Alexander Vaupel, Senior Consultant bei der NEUMANN Legal GmbH, einer Personalberatung, die sich auf die Vermittlung von Juristen spezialisiert hat. Ein Jurist als Claim Manager müsse bereit und interessiert daran sein, sich mit technischen Fragestellungen intensiv auseinanderzusetzen, um diese zu verstehen. "Diesbezüglich wird Proaktivität erwartet", hebt Vaupel die Wichtigkeit des technischen Verständnisses hervor.

Hart in der Sache, freundlich im Umgang

Nach Vertragsschluss ist die Arbeit des Claim Managers aber keineswegs beendet. Seine Aufgabe ist es auch, das Projekt zu begleiten, Änderungen beim Projektverlauf zu dokumentieren, frühzeitig beim Vertragspartner anzuzeigen und durchzusetzen sowie Ansprüche, die an das Unternehmen herangetragen werden, wie Zeitpönalen, abzuwehren. Dies gleichwohl alles, ohne den Vertragspartner zu verärgern, denn häufig sind gerade Großprojekte auf mehrere Jahre ausgelegt.

Auch gilt es, vertragliche Fristen und projektbezogene Meilensteine zu überwachen und die Auswirkungen von Störungen des Projektverlaufs rechtzeitig zu erkennen und zu kommunizieren, sowohl mit der Rechtsabteilung wie auch mit dem technischen Projektteam.

"Wichtiger als eine spezielle juristische Schwerpunktsetzung, die am ehesten im Vertragsrecht liegen sollte, sind bestimmte Soft Skills", formuliert Alexander Vaupel die Anforderungen. Als persönliche Stärke sollte der Claim Manager Überzeugungskraft, Verhandlungsgeschick und Dienstleistungsorientierung mitbringen, die Allianz fasst es zusammen mit ihrer Suche nach einem "kreativen Problemlöser mit einer Leidenschaft für Kundennähe". Gute Teameigenschaften sind unerlässlich, ebenso Kommunikationsstärke und Durchsetzungsfähigkeit.

Wer Spaß daran hat, die Wechselwirkungen zwischen vertraglichen Regelungen und reellem Projektverlauf zu beobachten, zu gestalten und zu steuern, problemlösungsorientiert zu arbeiten und zudem noch ein gewisses technisches Verständnis mit bringt, findet hier ein spannendes Tätigkeitsfeld außerhalb der klassisch-juristischen Berufe.